Aconseguir fons europeus és la meitat de la feina; l’altra meitat és justificar-los. Un projecte del Pla de Recuperació, d’un PERTE o del FEDER s’acaba quan la Intervenció General de l’Administració de l’Estat, el Tribunal de Comptes o la Comissió Europea poden reconstruir, anys després, què es va fer, amb quins diners, qui els va cobrar i quin resultat va tenir. La majoria d’organismes munten aquesta prova al final, amb carpetes, correus i fulls de càlcul, i és aleshores quan apareixen els buits. Aquesta guia explica què exigeix la justificació de fons europeus, per què falla quan es deixa per al final i què ha de fer un sistema que la generi des de la gestió mateixa del projecte, que és com CEDESA ha plantejat els projectes finançats amb Next Generation EU i PERTE que ha executat.

Què cal justificar i davant de qui

Pla de Recuperació, Transformació i Resiliència (Next Generation EU)

El Mecanisme de Recuperació i Resiliència, regulat pel Reglament (UE) 2021/241, paga per fites i objectius complerts, no per despesa certificada. A Espanya, l’Ordre HFP/1030/2021 configura el sistema de gestió i l’Ordre HFP/1031/2021 fixa la informació que han de proporcionar les entitats estatals, autonòmiques i locals. D’aquí surten les obligacions que qualsevol projecte ha de poder acreditar:

Fites i objectius amb els seus indicadors i les evidències del compliment.
Etiquetatge verd i digital de la despesa i compliment del principi de no causar un perjudici significatiu al medi ambient (DNSH), amb l’avaluació corresponent.
Prevenció del frau, la corrupció i els conflictes d’interessos: pla de mesures antifrau, declaracions d’absència de conflicte d’interessos, anàlisi de risc i absència de doble finançament.
Identificació del perceptor final dels fons: contractistes, subcontractistes i beneficiaris, amb la seva titularitat real, tal com exigeix l’article 22 del reglament europeu.
Execució pressupostària i comptable per mesura i component, i la informació periòdica a través del sistema CoFFEE-MRR, inclosos els informes de gestió i els certificats signats.
Conservació de la documentació durant el termini que fixa la normativa europea, que es compta en anys des de l’últim pagament, i disponibilitat per a la Intervenció, el Tribunal de Comptes, la Comissió, l’OLAF, la Fiscalia Europea i el Tribunal de Comptes Europeu.

FEDER i fons de cohesió 2021-2027

El Reglament (UE) 2021/1060 exigeix una pista d’auditoria que permeti seguir cada operació des de la convocatòria fins al pagament: selecció d’operacions, despesa declarada, verificacions de gestió, contractació, publicitat, indicadors i conservació dels documents durant el termini previst, també en anys des de l’últim pagament. Les autoritats de gestió, l’autoritat d’auditoria i la Intervenció revisen operacions i sistemes, i una irregularitat comporta una correcció financera.

En tots dos casos el missatge és el mateix: qui no pot reconstruir la història completa de cada euro, retorna l’euro.

Per què falla la justificació feta al final

L’evidència es busca quan ja no existeix: el correu amb l’aprovació, la foto del lliurament, la versió del plec que es va publicar.
Les dades són en sistemes que no es parlen: la comptabilitat té el pagament; el gestor d’expedients, la resolució; el proveïdor, el lliurable, i ningú no té el vincle entre tots tres.
Els perceptors finals i la titularitat real es recullen a mà al final, amb empreses que ja no responen.
Les declaracions de conflicte d’interessos se signen tard o no es troben.
Els indicadors de fites i objectius s’estimen en lloc de mesurar-se, perquè ningú no els va registrar durant l’execució.
Els documents no són documents ENI: sense metadades, sense signatura i sense índex d’expedient, no serveixen com a prova davant d’un òrgan de control, com expliquem a què ha de complir un gestor d’expedients.

El resultat són setmanes de feina dels serveis d’intervenció i de contractació, i un risc real de correcció financera per falta de prova, no per falta d’execució.

Què ha de fer un sistema que justifiqui des de la gestió

La solució és que la justificació sigui un subproducte de la gestió, no un projecte posterior. Un sistema dissenyat amb aquesta finalitat ha de:

Modelar el projecte tal com el veu el finançador: component, mesura, submesura, fita o objectiu, indicador i evidència requerida, perquè cada acció del projecte pengi d’un element justificable.
Capturar l’evidència al moment: fotografies geolocalitzades d’un lliurament, actes signades, controls de qualitat, lectures de sensors, informes d’execució, generats o registrats per l’aplicació de camp o de gestió amb data, autor i ubicació.
Enllaçar cada despesa amb el seu expedient i el seu pagament: contracte, adjudicatari, factura, pagament i evidència de la prestació, amb la identificació del perceptor final i la seva titularitat real recollida en el moment de contractar, no en el de justificar.
Gestionar l’antifrau dins del flux: declaracions d’absència de conflicte d’interessos signades electrònicament abans de cada decisió, banderes vermelles, comprovació del doble finançament i registre de l’anàlisi de risc.
Aplicar l’etiquetatge i el DNSH a cada actuació, amb l’avaluació adjunta i actualitzable.
Generar els informes en el format del finançador: les dades que demana CoFFEE-MRR o l’autoritat de gestió del FEDER surten del sistema, amb els certificats a punt per signar.
Documents i expedients ENI amb signatura, segell de temps i metadades, arxivats d’acord amb l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat i conservats durant el termini legal a l’arxiu electrònic.
Traçabilitat i inalterabilitat: cada dada amb el qui, el quan i el perquè, i sense possibilitat de reescriure el passat, que és la primera cosa que comprova un auditor.
Seguretat d’acord amb l’ENS i protecció de dades, perquè el sistema tracta dades de beneficiaris i d’empreses.
Tauler per al gestor i per a l’interventor: estat de les fites, evidències pendents, despesa justificada i alertes de termini, per corregir durant l’execució i no després.

Com ho ha fet CEDESA

A la plataforma de digitalització de serveis socials provincials de la Diputació de Toledo, finançada pel Pla de Recuperació, l’aplicació de control de qualitat i traçabilitat dels serveis als ciutadans registra cada lliurament amb la seva evidència i genera els informes per als organismes de control del PRTR. En els assistents d’IA conversacional de la Conselleria de Digitalització d’Extremadura per a 33 municipis, finançats amb Next Generation EU i PERTE, la traçabilitat del desplegament i de l’ús forma part del sistema. I en el projecte de vigilància ambiental i predicció per a xarxes d’aigua del Consorci de Medi Ambient de Badajoz, finançat pel PERTE Aigua, les dades dels sensors són alhora el servei i l’evidència. CEDESA pot gestionar el cicle complet d’un projecte amb fons europeus: redacció tècnica de la proposta, execució i justificació davant l’IGAE i el Tribunal de Comptes, com expliquem a la pàgina de finançament i a la guia de Next Generation EU per a la digitalització.

Què cal demanar al plec d’un projecte finançat

Que el sistema modeli les fites, els objectius, els indicadors i les evidències del finançador i generi els informes en el seu format.
Captura d’evidències al moment, amb data, autor i ubicació, des d’aplicacions de camp que funcionin sense cobertura.
Registre dels perceptors finals i de la titularitat real en l’alta de cada contractista i subcontractista.
Declaracions de conflicte d’interessos signades electrònicament i arxivades a l’expedient.
Documents i expedients conformes a l’ENI, arxiu electrònic i conservació durant el termini legal.
Traçabilitat inalterable i conformitat amb l’ENS, amb el proveïdor certificat, com detallem a com comprovar el certificat ENS del teu proveïdor.
Propietat del sistema i de les dades a favor de l’organisme, perquè la prova no depengui del proveïdor quan s’acabi el contracte.

Preguntes freqüents sobre la justificació de fons europeus

Què cal justificar en un projecte Next Generation EU?

El compliment de les fites i els objectius amb les seves evidències, l’etiquetatge verd i digital i el principi de no causar un perjudici significatiu, les mesures antifrau i de conflicte d’interessos, l’absència de doble finançament, la identificació dels perceptors finals amb la seva titularitat real i l’execució pressupostària i comptable, amb la informació facilitada a través de CoFFEE-MRR d’acord amb les ordres HFP/1030/2021 i HFP/1031/2021.

Quant de temps cal conservar la documentació d’un projecte finançat amb fons europeus?

La normativa europea fixa terminis de conservació d’anys, comptats des de l’últim pagament de l’operació o del pla, i els òrgans de control poden requerir la documentació durant tot aquest període. Per això l’arxiu ha de ser electrònic, conforme a l’ENI i amb la documentació localitzable, i no una carpeta compartida.

Qui controla la justificació dels fons europeus a Espanya?

La Intervenció General de l’Administració de l’Estat com a autoritat de control, les intervencions autonòmiques i locals, el Tribunal de Comptes i, en l’àmbit europeu, la Comissió, l’Oficina Europea de Lluita contra el Frau, la Fiscalia Europea i el Tribunal de Comptes Europeu. Tots poden requerir la pista d’auditoria completa d’una operació.

Què és la pista d’auditoria?

El conjunt de registres i documents que permet seguir una operació des que se selecciona fins a l’últim pagament: convocatòria, contractació, execució, evidències, factures, pagaments, verificacions i indicadors, amb la data i l’autor de cadascun. El Reglament (UE) 2021/1060 l’exigeix per als fons de cohesió, i el Pla de Recuperació exigeix una traçabilitat equivalent.

El programari pot generar la justificació automàticament?

En pot generar la major part si el projecte es gestiona des del principi amb el model del finançador: fites, evidències capturades al moment, despesa enllaçada amb l’expedient i el pagament, perceptors finals registrats en contractar i documents ENI arxivats. El que no pot fer és reconstruir a posteriori el que no es va registrar.

Conclusió

Justificar fons europeus consisteix a poder demostrar, anys després, què es va fer amb cada euro i amb quin resultat, davant l’IGAE, el Tribunal de Comptes i la Comissió. Fer-ho al final amb carpetes i correus és lent i arriscat; fer-ho des de la gestió, amb un sistema que captura l’evidència al moment i genera els informes en el format del finançador, converteix la justificació en un subproducte del projecte. Si el teu organisme executa o executarà un projecte amb fons europeus, explica’ns el teu cas a la nostra pàgina de contacte.