Conseguir fondos europeos es la mitad del trabajo; la otra mitad es justificarlos. Un proyecto del Plan de Recuperación, de un PERTE o del FEDER termina cuando la Intervención General de la Administración del Estado, el Tribunal de Cuentas o la Comisión Europea pueden reconstruir, años después, qué se hizo, con qué dinero, quién lo cobró y qué resultado tuvo. La mayoría de organismos monta esa prueba al final, con carpetas, correos y hojas de cálculo, y es entonces cuando aparecen los huecos. Esta guía explica qué exige la justificación de fondos europeos, por qué falla cuando se deja para el final y qué debe hacer un sistema que la genere desde la propia gestión del proyecto, que es como CEDESA ha planteado los proyectos financiados con Next Generation EU y PERTE que ha ejecutado.

Qué hay que justificar y ante quién

Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (Next Generation EU)

El Mecanismo de Recuperación y Resiliencia, regulado por el Reglamento (UE) 2021/241, paga por hitos y objetivos cumplidos, no por gasto certificado. En España, la Orden HFP/1030/2021 configura el sistema de gestión y la Orden HFP/1031/2021 fija la información que deben suministrar las entidades estatales, autonómicas y locales. De ahí salen las obligaciones que cualquier proyecto debe poder acreditar:

Hitos y objetivos con sus indicadores y las evidencias de su cumplimiento.
Etiquetado verde y digital del gasto y cumplimiento del principio de no causar un perjuicio significativo al medio ambiente (DNSH), con la evaluación correspondiente.
Prevención del fraude, la corrupción y los conflictos de interés: plan de medidas antifraude, declaraciones de ausencia de conflicto de interés, análisis de riesgo, y ausencia de doble financiación.
Identificación del perceptor final de los fondos: contratistas, subcontratistas y beneficiarios, con su titularidad real, como exige el artículo 22 del reglamento europeo.
Ejecución presupuestaria y contable por medida y componente, y la información periódica a través del sistema CoFFEE-MRR, incluidos los informes de gestión y los certificados firmados.
Conservación de la documentación durante el plazo que fija la normativa europea, que se cuenta en años desde el último pago, y disponibilidad para la Intervención, el Tribunal de Cuentas, la Comisión, la OLAF, la Fiscalía Europea y el Tribunal de Cuentas Europeo.

FEDER y fondos de cohesión 2021-2027

El Reglamento (UE) 2021/1060 exige una pista de auditoría que permita seguir cada operación desde la convocatoria hasta el pago: selección de operaciones, gasto declarado, verificaciones de gestión, contratación, publicidad, indicadores y conservación de los documentos durante el plazo previsto, también en años desde el último pago. Las autoridades de gestión, la autoridad de auditoría y la Intervención revisan operaciones y sistemas, y una irregularidad supone corrección financiera.

En ambos casos el mensaje es el mismo: quien no puede reconstruir la historia completa de cada euro, devuelve el euro.

Por qué falla la justificación hecha al final

La evidencia se busca cuando ya no existe: el correo con la aprobación, la foto de la entrega, la versión del pliego que se publicó.
Los datos están en sistemas que no se hablan: la contabilidad tiene el pago, el gestor de expedientes la resolución, el proveedor el entregable, y nadie el vínculo entre los tres.
Los perceptores finales y la titularidad real se recopilan a mano al final, con empresas que ya no responden.
Las declaraciones de conflicto de interés se firman tarde o no se localizan.
Los indicadores de hitos y objetivos se estiman en lugar de medirse, porque nadie los registró durante la ejecución.
Los documentos no son documentos ENI: sin metadatos, sin firma, sin índice de expediente, no sirven como prueba ante un órgano de control, como explicamos en qué debe cumplir un gestor de expedientes.

El resultado son semanas de trabajo de los servicios de intervención y contratación, y un riesgo real de corrección financiera por falta de prueba, no por falta de ejecución.

Qué debe hacer un sistema que justifique desde la gestión

La solución es que la justificación sea un subproducto de la gestión, no un proyecto posterior. Un sistema diseñado para ello debe:

Modelar el proyecto como lo ve el financiador: componente, medida, submedida, hito u objetivo, indicador y evidencia requerida, para que cada acción del proyecto cuelgue de un elemento justificable.
Capturar la evidencia en el momento: fotografías geolocalizadas de una entrega, actas firmadas, controles de calidad, lecturas de sensores, informes de ejecución, generados o registrados por la aplicación de campo o de gestión con fecha, autor y ubicación.
Enlazar cada gasto con su expediente y su pago: contrato, adjudicatario, factura, pago y evidencia de la prestación, con la identificación del perceptor final y su titularidad real capturada al contratar, no al justificar.
Gestionar el antifraude dentro del flujo: declaraciones de ausencia de conflicto de interés firmadas electrónicamente antes de cada decisión, banderas rojas, comprobación de doble financiación y registro del análisis de riesgo.
Aplicar el etiquetado y el DNSH a cada actuación, con la evaluación adjunta y actualizable.
Generar los informes en el formato del financiador: los datos que pide CoFFEE-MRR o la autoridad de gestión del FEDER salen del sistema, con los certificados listos para firmar.
Documentos y expedientes ENI con firma, sello de tiempo y metadatos, archivados conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad y conservados durante el plazo legal en el archivo electrónico.
Trazabilidad e inalterabilidad: cada dato con quién, cuándo y por qué, y sin posibilidad de reescribir el pasado, que es lo primero que comprueba un auditor.
Seguridad conforme al ENS y protección de datos, porque el sistema trata datos de beneficiarios y de empresas.
Panel para el gestor y para el interventor: estado de hitos, evidencias pendientes, gasto justificado y alertas de plazo, para corregir durante la ejecución y no después.

Cómo lo ha hecho CEDESA

En la plataforma de digitalización de servicios sociales provinciales de la Diputación de Toledo, financiada por el Plan de Recuperación, la aplicación de control de calidad y trazabilidad de los servicios a los ciudadanos registra cada entrega con su evidencia y genera el reporting para los organismos de control del PRTR. En los asistentes de IA conversacional de la Consejería de Digitalización de Extremadura para 33 municipios, financiados con Next Generation EU y PERTE, la trazabilidad de despliegue y uso forma parte del sistema. Y en el proyecto de vigilancia ambiental y predicción para redes de agua del Consorcio de Medio Ambiente de Badajoz, financiado por el PERTE Agua, los datos de los sensores son a la vez el servicio y la evidencia. CEDESA puede gestionar el ciclo completo de un proyecto con fondos europeos: redacción técnica de la propuesta, ejecución y justificación ante la IGAE y el Tribunal de Cuentas, como explicamos en la página de financiación y en la guía de Next Generation EU para digitalización.

Qué pedir en el pliego de un proyecto financiado

Que el sistema modele hitos, objetivos, indicadores y evidencias del financiador y genere los informes en su formato.
Captura de evidencias en el momento, con fecha, autor y ubicación, desde aplicaciones de campo que funcionen sin cobertura.
Registro de perceptores finales y titularidad real en el alta de cada contratista y subcontratista.
Declaraciones de conflicto de interés firmadas electrónicamente y archivadas en el expediente.
Documentos y expedientes conformes al ENI, archivo electrónico y conservación durante el plazo legal.
Trazabilidad inalterable y conformidad con el ENS, con el proveedor certificado, como detallamos en cómo comprobar el certificado ENS de tu proveedor.
Propiedad del sistema y de los datos por el organismo, para que la prueba no dependa del proveedor cuando termine el contrato.

Preguntas frecuentes sobre la justificación de fondos europeos

¿Qué hay que justificar en un proyecto Next Generation EU?

El cumplimiento de los hitos y objetivos con sus evidencias, el etiquetado verde y digital y el principio de no causar perjuicio significativo, las medidas antifraude y de conflicto de interés, la ausencia de doble financiación, la identificación de los perceptores finales con su titularidad real y la ejecución presupuestaria y contable, con la información suministrada a través de CoFFEE-MRR conforme a las órdenes HFP/1030/2021 y HFP/1031/2021.

¿Cuánto tiempo hay que conservar la documentación de un proyecto financiado con fondos europeos?

La normativa europea fija plazos de conservación de años contados desde el último pago de la operación o del plan, y los órganos de control pueden requerir la documentación durante todo ese periodo. Por eso el archivo debe ser electrónico, conforme al ENI y con la documentación localizable, no una carpeta compartida.

¿Quién controla la justificación de los fondos europeos en España?

La Intervención General de la Administración del Estado como autoridad de control, las intervenciones autonómicas y locales, el Tribunal de Cuentas, y en el ámbito europeo la Comisión, la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude, la Fiscalía Europea y el Tribunal de Cuentas Europeo. Todos pueden requerir la pista de auditoría completa de una operación.

¿Qué es la pista de auditoría?

El conjunto de registros y documentos que permite seguir una operación desde su selección hasta el último pago: convocatoria, contratación, ejecución, evidencias, facturas, pagos, verificaciones e indicadores, con su fecha y su autor. El Reglamento (UE) 2021/1060 la exige para los fondos de cohesión y el Plan de Recuperación exige una trazabilidad equivalente.

¿Puede el software generar la justificación automáticamente?

Puede generar la mayor parte si el proyecto se gestiona desde el principio con el modelo del financiador: hitos, evidencias capturadas en el momento, gasto enlazado con expediente y pago, perceptores finales registrados al contratar y documentos ENI archivados. Lo que no puede hacer es reconstruir a posteriori lo que no se registró.

Conclusión

Justificar fondos europeos consiste en poder demostrar, años después, qué se hizo con cada euro y con qué resultado, ante la IGAE, el Tribunal de Cuentas y la Comisión. Hacerlo al final con carpetas y correos es lento y arriesgado; hacerlo desde la gestión, con un sistema que captura la evidencia en el momento y genera los informes en el formato del financiador, convierte la justificación en un subproducto del proyecto. Si tu organismo ejecuta o va a ejecutar un proyecto con fondos europeos, cuéntanos tu caso en nuestra página de contacto.