Conseguir fondos europeos é a metade do traballo; a outra metade é xustificalos. Un proxecto do Plan de Recuperación, dun PERTE ou do FEDER remata cando a Intervención Xeral da Administración do Estado, o Tribunal de Contas ou a Comisión Europea poden reconstruír, anos despois, que se fixo, con que diñeiro, quen o cobrou e que resultado tivo. A maioría dos organismos monta esa proba ao final, con cartafoles, correos e follas de cálculo, e é entón cando aparecen os ocos. Esta guía explica que esixe a xustificación de fondos europeos, por que falla cando se deixa para o final e que debe facer un sistema que a xere desde a propia xestión do proxecto, que é como CEDESA concibiu os proxectos financiados con Next Generation EU e PERTE que executou.

Que hai que xustificar e ante quen

Plan de Recuperación, Transformación e Resiliencia (Next Generation EU)

O Mecanismo de Recuperación e Resiliencia, regulado polo Regulamento (UE) 2021/241, paga por fitos e obxectivos cumpridos, non por gasto certificado. En España, a Orde HFP/1030/2021 configura o sistema de xestión e a Orde HFP/1031/2021 fixa a información que deben subministrar as entidades estatais, autonómicas e locais. De aí saen as obrigas que calquera proxecto debe poder acreditar:

Fitos e obxectivos cos seus indicadores e as evidencias do seu cumprimento.
Etiquetaxe verde e dixital do gasto e cumprimento do principio de non causar un prexuízo significativo ao medio ambiente (DNSH), coa avaliación correspondente.
Prevención da fraude, a corrupción e os conflitos de intereses: plan de medidas antifraude, declaracións de ausencia de conflito de intereses, análise de risco e ausencia de dobre financiamento.
Identificación do perceptor final dos fondos: contratistas, subcontratistas e beneficiarios, coa súa titularidade real, como esixe o artigo 22 do regulamento europeo.
Execución orzamentaria e contable por medida e compoñente, e a información periódica a través do sistema CoFFEE-MRR, incluídos os informes de xestión e os certificados asinados.
Conservación da documentación durante o prazo que fixa a normativa europea, que se conta en anos desde o último pagamento, e dispoñibilidade para a Intervención, o Tribunal de Contas, a Comisión, a OLAF, a Fiscalía Europea e o Tribunal de Contas Europeo.

FEDER e fondos de cohesión 2021-2027

O Regulamento (UE) 2021/1060 esixe unha pista de auditoría que permita seguir cada operación desde a convocatoria ata o pagamento: selección de operacións, gasto declarado, verificacións de xestión, contratación, publicidade, indicadores e conservación dos documentos durante o prazo previsto, tamén en anos desde o último pagamento. As autoridades de xestión, a autoridade de auditoría e a Intervención revisan operacións e sistemas, e unha irregularidade supón unha corrección financeira.

Nos dous casos a mensaxe é a mesma: quen non pode reconstruír a historia completa de cada euro, devolve o euro.

Por que falla a xustificación feita ao final

A evidencia búscase cando xa non existe: o correo coa aprobación, a foto da entrega, a versión do prego que se publicou.
Os datos están en sistemas que non se falan: a contabilidade ten o pagamento, o xestor de expedientes a resolución, o provedor o entregable, e ninguén o vínculo entre os tres.
Os perceptores finais e a titularidade real recompílanse á man ao final, con empresas que xa non responden.
As declaracións de conflito de intereses asínanse tarde ou non se localizan.
Os indicadores de fitos e obxectivos estímanse no canto de medirse, porque ninguén os rexistrou durante a execución.
Os documentos non son documentos ENI: sen metadatos, sen sinatura, sen índice de expediente, non serven como proba ante un órgano de control, como explicamos en que debe cumprir un xestor de expedientes.

O resultado son semanas de traballo dos servizos de intervención e contratación, e un risco real de corrección financeira por falta de proba, non por falta de execución.

Que debe facer un sistema que xustifique desde a xestión

A solución é que a xustificación sexa un subproduto da xestión, non un proxecto posterior. Un sistema deseñado para iso debe:

Modelar o proxecto como o ve o financiador: compoñente, medida, submedida, fito ou obxectivo, indicador e evidencia requirida, para que cada acción do proxecto colgue dun elemento xustificable.
Capturar a evidencia no momento: fotografías xeolocalizadas dunha entrega, actas asinadas, controis de calidade, lecturas de sensores, informes de execución, xerados ou rexistrados pola aplicación de campo ou de xestión con data, autor e localización.
Enlazar cada gasto co seu expediente e o seu pagamento: contrato, adxudicatario, factura, pagamento e evidencia da prestación, coa identificación do perceptor final e a súa titularidade real capturada ao contratar, non ao xustificar.
Xestionar o antifraude dentro do fluxo: declaracións de ausencia de conflito de intereses asinadas electronicamente antes de cada decisión, bandeiras vermellas, comprobación do dobre financiamento e rexistro da análise de risco.
Aplicar a etiquetaxe e o DNSH a cada actuación, coa avaliación anexa e actualizable.
Xerar os informes no formato do financiador: os datos que pide CoFFEE-MRR ou a autoridade de xestión do FEDER saen do sistema, cos certificados listos para asinar.
Documentos e expedientes ENI con sinatura, selo de tempo e metadatos, arquivados conforme ao Esquema Nacional de Interoperabilidade e conservados durante o prazo legal no arquivo electrónico.
Rastrexabilidade e inalterabilidade: cada dato con quen, cando e por que, e sen posibilidade de reescribir o pasado, que é o primeiro que comproba un auditor.
Seguridade conforme ao ENS e protección de datos, porque o sistema trata datos de beneficiarios e de empresas.
Panel para o xestor e para o interventor: estado dos fitos, evidencias pendentes, gasto xustificado e alertas de prazo, para corrixir durante a execución e non despois.

Como o fixo CEDESA

Na plataforma de dixitalización de servizos sociais provinciais da Deputación de Toledo, financiada polo Plan de Recuperación, a aplicación de control de calidade e rastrexabilidade dos servizos aos cidadáns rexistra cada entrega coa súa evidencia e xera o reporting para os organismos de control do PRTR. Nos asistentes de IA conversacional da Consellería de Dixitalización de Extremadura para 33 municipios, financiados con Next Generation EU e PERTE, a rastrexabilidade do despregamento e do uso forma parte do sistema. E no proxecto de vixilancia ambiental e predición para redes de auga do Consorcio de Medio Ambiente de Badajoz, financiado polo PERTE Auga, os datos dos sensores son á vez o servizo e a evidencia. CEDESA pode xestionar o ciclo completo dun proxecto con fondos europeos: redacción técnica da proposta, execución e xustificación ante a IGAE e o Tribunal de Contas, como explicamos na páxina de financiamento e na guía de Next Generation EU para a dixitalización.

Que pedir no prego dun proxecto financiado

Que o sistema modele os fitos, obxectivos, indicadores e evidencias do financiador e xere os informes no seu formato.
Captura de evidencias no momento, con data, autor e localización, desde aplicacións de campo que funcionen sen cobertura.
Rexistro de perceptores finais e titularidade real na alta de cada contratista e subcontratista.
Declaracións de conflito de intereses asinadas electronicamente e arquivadas no expediente.
Documentos e expedientes conformes ao ENI, arquivo electrónico e conservación durante o prazo legal.
Rastrexabilidade inalterable e conformidade co ENS, co provedor certificado, como detallamos en como comprobar o certificado ENS do teu provedor.
Propiedade do sistema e dos datos por parte do organismo, para que a proba non dependa do provedor cando remate o contrato.

Preguntas frecuentes sobre a xustificación de fondos europeos

Que hai que xustificar nun proxecto Next Generation EU?

O cumprimento dos fitos e obxectivos coas súas evidencias, a etiquetaxe verde e dixital e o principio de non causar prexuízo significativo, as medidas antifraude e de conflito de intereses, a ausencia de dobre financiamento, a identificación dos perceptores finais coa súa titularidade real e a execución orzamentaria e contable, coa información subministrada a través de CoFFEE-MRR conforme ás ordes HFP/1030/2021 e HFP/1031/2021.

Canto tempo hai que conservar a documentación dun proxecto financiado con fondos europeos?

A normativa europea fixa prazos de conservación de anos contados desde o último pagamento da operación ou do plan, e os órganos de control poden requirir a documentación durante todo ese período. Por iso o arquivo debe ser electrónico, conforme ao ENI e coa documentación localizable, non un cartafol compartido.

Quen controla a xustificación dos fondos europeos en España?

A Intervención Xeral da Administración do Estado como autoridade de control, as intervencións autonómicas e locais, o Tribunal de Contas e, no ámbito europeo, a Comisión, a Oficina Europea de Loita contra a Fraude, a Fiscalía Europea e o Tribunal de Contas Europeo. Todos poden requirir a pista de auditoría completa dunha operación.

Que é a pista de auditoría?

O conxunto de rexistros e documentos que permite seguir unha operación desde a súa selección ata o último pagamento: convocatoria, contratación, execución, evidencias, facturas, pagamentos, verificacións e indicadores, coa súa data e o seu autor. O Regulamento (UE) 2021/1060 esíxea para os fondos de cohesión e o Plan de Recuperación esixe unha rastrexabilidade equivalente.

Pode o software xerar a xustificación automaticamente?

Pode xerar a maior parte se o proxecto se xestiona desde o principio co modelo do financiador: fitos, evidencias capturadas no momento, gasto enlazado co expediente e co pagamento, perceptores finais rexistrados ao contratar e documentos ENI arquivados. O que non pode facer é reconstruír a posteriori o que non se rexistrou.

Conclusión

Xustificar fondos europeos consiste en poder demostrar, anos despois, que se fixo con cada euro e con que resultado, ante a IGAE, o Tribunal de Contas e a Comisión. Facelo ao final con cartafoles e correos é lento e arriscado; facelo desde a xestión, cun sistema que captura a evidencia no momento e xera os informes no formato do financiador, converte a xustificación nun subproduto do proxecto. Se o teu organismo executa ou vai executar un proxecto con fondos europeos, cóntanos o teu caso na nosa páxina de contacto.