Un xestor de expedientes é o sistema co que unha administración tramita: recibe a solicitude, instrúea, xera resolucións, notifica e arquiva. Desde a Lei 39/2015 todo iso debe ser electrónico, e desde o Esquema Nacional de Interoperabilidade todo iso debe poder intercambiarse con outras administracións sen ter que teclealo de novo. O problema de moitos xestores de expedientes electrónicos non é que non tramiten, senón que producen expedientes que non son expedientes ENI, notifican por vías que non son as legais ou non se falan co rexistro nin co arquivo. Esta guía enumera, norma por norma, o que debe cumprir un xestor de expedientes, como se traduce en requisitos técnicos e como trasladalo ao prego cando se opta por un desenvolvemento á medida. CEDESA construíu plataformas de tramitación e xestión de expedientes para deputacións e concellos, e estes son os requisitos que non poden faltar.

As normas que fixan os requisitos

  • Lei 39/2015, do procedemento administrativo común: define o documento electrónico (artigo 26), o expediente electrónico como agregación ordenada de documentos con índice asinado (artigo 70), o rexistro electrónico xeral (artigo 16), o arquivo electrónico único (artigo 17), as notificacións electrónicas (artigos 41 a 43), o dereito a non achegar documentos que xa estean en poder da Administración (artigo 28) e os suxeitos obrigados a relacionarse electronicamente (artigo 14).
  • Lei 40/2015, de réxime xurídico do sector público: actuación administrativa automatizada (artigo 41), sistemas de sinatura e selo de órgano (artigos 40 a 46), e as obrigas de interoperabilidade e transmisión de datos entre administracións (artigos 155 a 158).
  • Real decreto 203/2021, Regulamento de actuación e funcionamento do sector público por medios electrónicos, en vigor desde o 2 de abril de 2021: desenvolve a sede electrónica, o rexistro, a identificación e a sinatura, as notificacións, a actuación automatizada e o arquivo.
  • Esquema Nacional de Interoperabilidade (Real decreto 4/2010) e as súas Normas técnicas de interoperabilidade: documento electrónico, expediente electrónico, dixitalización, copiado auténtico e conversión, política de sinatura e selo, política de xestión de documentos, catálogo de estándares, modelo de datos para o intercambio de asentos rexistrais (SICRES), protocolos de intermediación de datos e reutilización.
  • Esquema Nacional de Seguridade (Real decreto 311/2022): o xestor de expedientes é un sistema de información do organismo e debe categorizarse e protexerse, e o seu provedor debe acreditar a conformidade, como explicamos en que é o ENS.
  • Protección de datos e accesibilidade: RXPD e LOPDGDD para os datos dos interesados, e accesibilidade da sede e dos formularios conforme ao Real decreto 1112/2018.

Os requisitos que debe cumprir o xestor de expedientes

1. Documentos e expedientes conformes ao ENI

Cada documento debe xerarse cos metadatos mínimos obrigatorios da Norma técnica de documento electrónico (identificador, órgano, data de captura, orixe, estado de elaboración, tipo documental, formato, sinatura) e cada expediente co seu índice electrónico asinado ou selado, que garante a integridade e a orde dos documentos que o forman. O formato de intercambio é o que fixa a Norma técnica de expediente electrónico; un xestor que non poida exportar un expediente ENI completo non pode remitilo a un xulgado, a outra administración nin ao arquivo. As copias auténticas e a dixitalización de documentos en papel deben seguir as súas normas técnicas e quedar marcadas como tales.

2. Rexistro electrónico e interconexión

O xestor recibe as solicitudes do rexistro electrónico xeral e das oficinas de asistencia, e devolve os asentos de saída. Debe integrarse co rexistro do organismo e co Sistema de Interconexión de Rexistros para recibir e enviar asentos desde e cara a outras administracións no formato SICRES, sen ter que teclear de novo o que xa se rexistrou.

3. Identificación e sinatura

Identificación dos interesados cos sistemas admitidos (certificado electrónico, Cl@ve e os que o organismo aprobe), sinatura dos empregados públicos con certificado de empregado público e dos actos automatizados con selo electrónico de órgano, conforme á política de sinatura e selo do ENI e con validación mediante os servizos da Administración Xeral do Estado ou equivalentes.

4. Notificacións electrónicas

As notificacións practícanse na sede electrónica e no Enderezo Electrónico Habilitado único, cos prazos de comparecencia e os avisos previstos nos artigos 41 a 43 da Lei 39/2015, e con constancia da posta á disposición, do acceso ou do rexeitamento. O xestor debe xerar a notificación desde o expediente, enviala polos servizos de notificación da Administración Xeral do Estado ou da comunidade autónoma, e recoller o xustificante de recepción no propio expediente.

5. Intermediación de datos: non pedir o que xa ten a Administración

O artigo 28 da Lei 39/2015 recoñece o dereito a non achegar documentos que xa estean en poder das administracións. O xestor debe consultar, co consentimento ou a oposición do interesado que corresponda, os servizos da Plataforma de Intermediación de Datos (identidade, residencia, situación tributaria e de Seguridade Social, títulos, prestacións, entre outros) e gardar no expediente a evidencia de cada consulta.

6. Actuación administrativa automatizada

Cando o sistema produce actos sen intervención humana (xustificantes de recepción, requirimentos de emenda, resolucións taxadas), o artigo 41 da Lei 40/2015 esixe unha resolución previa que identifique o sistema, o órgano responsable e o mecanismo de auditoría, e o uso de selo de órgano. O xestor debe rexistrar que actos se automatizan e con que regras, para poder auditalos.

7. Arquivo electrónico único

Os expedientes finalizados pasan ao arquivo electrónico único (artigo 17 da Lei 39/2015) coa súa política de xestión de documentos, calendario de conservación e transferencia, e con formatos que garantan a autenticidade e a lexibilidade a longo prazo. O xestor debe integrarse co arquivo do organismo ou co servizo de arquivo definitivo da Administración Xeral do Estado, e non conservar os expedientes pechados coma se fosen vivos.

8. Tramitación, prazos e transparencia

Fluxos por procedemento con fases, tarefas, prazos legais e silencio administrativo calculados; carpeta cidadá para consultar o estado; publicación de datos de tramitación para a transparencia; e reporting para a dirección e para os órganos de control, en especial cando o procedemento xestiona fondos europeos que hai que xustificar ante a IGAE ou o Tribunal de Contas.

9. Seguridade, datos e accesibilidade

Categorización no ENS e medidas correspondentes, rastros de acceso e modificación, xestión de roles, rexistro de actividades de tratamento e accesibilidade de todas as interfaces públicas.

Produto pechado ou desenvolvemento á medida

Un produto de tramitación xenérico cobre os requisitos anteriores de forma estándar, e para moitos organismos abonda. O desenvolvemento á medida compensa cando os procedementos son específicos (subvencións con regras propias, servizos sociais, xestión de infraestruturas, procesos dunha empresa pública), cando hai que integrarse con sistemas propios (xestión de activos, contabilidade, GIS, sistemas de persoal) ou cando o organismo quere ser dono do código e non depender dunha licenza anual. Analizámolo en software á medida fronte a ERP xenérico na Administración. En calquera dos dous casos, os nove requisitos son os mesmos: o prego debe esixilos con independencia do modelo.

Como trasladalo ao prego

  1. Requisitos ENI por norma técnica, non xenéricos: exportación do expediente ENI completo con índice asinado, metadatos mínimos, copiado auténtico e dixitalización conformes, e proba de intercambio na oferta ou no piloto.
  2. Integracións obrigatorias enumeradas: rexistro e interconexión de rexistros, identificación e sinatura, notificacións, intermediación de datos, arquivo, carpeta cidadá, sede, e as propias do organismo, cada unha co seu protocolo e o seu responsable.
  3. Actuación automatizada: lista de actos automatizables e mecanismo de auditoría.
  4. ENS: categoría do sistema fixada polo organismo e certificación vixente do adxudicatario, como detallamos en como comprobar o certificado ENS do teu provedor.
  5. Propiedade do código, documentación e saída: entrega do código fonte, do modelo de datos e dos procedementos parametrizados, e exportación completa ao remate do contrato.
  6. Piloto cun procedemento real antes da implantación xeral, medido en expedientes tramitados de extremo a extremo.
  7. Criterios de solvencia que non exclúan a empresa mediana certificada, como explicamos en gran integradora ou empresa mediana, e a guía de como preparar o prego técnico con ENS.

A experiencia de CEDESA

CEDESA desenvolveu sistemas de xestión de expedientes e servizos dixitais para a Deputación de Badajoz, a plataforma de dixitalización de servizos sociais provinciais da Deputación de Toledo financiada polo PRTR, o software de xestión administrativa da Deputación de Ourense, a plataforma de xestión de servizos municipais do Concello de Guadalajara e o sistema integral de xestión de servizos e tramitación electrónica do Concello de Puerto del Rosario, ademais da plataforma de xestión de procesos competitivos de SAREB que contamos en dixitalizar a xestión de procesos competitivos. Todos coa certificación ENS de CEDESA, de categoría media, co código en propiedade do cliente e co mesmo equipo en desenvolvemento e mantemento. Podes ver como traballamos na páxina de software para o sector público.

Preguntas frecuentes sobre o xestor de expedientes electrónico

Que é un expediente electrónico segundo a Lei 39/2015?

O conxunto ordenado de documentos e actuacións que serven de antecedente e fundamento á resolución administrativa, en formato electrónico, formado pola agregación ordenada de documentos electrónicos cun índice electrónico asinado ou selado que garante a súa integridade. A súa estrutura e os seus metadatos fíxaos a Norma técnica de interoperabilidade de expediente electrónico.

Que integracións son obrigatorias nun xestor de expedientes?

Rexistro electrónico e interconexión de rexistros, identificación e sinatura cos sistemas admitidos e selo de órgano, notificacións electrónicas na sede e no Enderezo Electrónico Habilitado único, intermediación de datos para non pedir documentos que xa estean en poder da Administración, arquivo electrónico único e carpeta cidadá, ademais das integracións cos sistemas propios do organismo.

Pode un xestor de expedientes resolver de forma automática?

Si, mediante actuación administrativa automatizada conforme ao artigo 41 da Lei 40/2015: fai falta unha resolución previa que identifique o sistema e o órgano responsable, un mecanismo de auditoría e o uso de selo electrónico de órgano. O xestor debe rexistrar que actos se automatizan e con que regras.

Debe cumprir o ENS un xestor de expedientes?

Si. É un sistema de información do organismo que trata datos persoais e sustenta actos con efectos xurídicos. Debe categorizarse conforme ao Real decreto 311/2022, aplicar as medidas da súa categoría e o provedor debe acreditar a conformidade cunha certificación vixente.

Cando convén un xestor de expedientes á medida no canto dun produto?

Cando os procedementos son específicos, cando hai que integrarse con sistemas propios do organismo ou cando se quere a propiedade do código sen licenzas anuais. Os requisitos legais e de interoperabilidade son os mesmos nos dous casos e o prego debe esixilos con independencia do modelo.

Conclusión

Un xestor de expedientes cumpre cando produce expedientes ENI con índice asinado, se integra co rexistro, a sinatura, as notificacións, a intermediación de datos e o arquivo, automatiza coas garantías do artigo 41 e está protexido conforme ao ENS. Son requisitos que se escriben no prego norma por norma, e que un desenvolvemento á medida ben concibido cumpre coa vantaxe de adaptarse aos procedementos reais do organismo. Se a túa administración necesita definir ou construír o seu, cóntanos o teu caso na nosa páxina de contacto.