Un proceso competitivo é calquera procedemento no que unha organización pon algo no mercado (un activo, un contrato, unha carteira, unha concesión) e varios interesados compiten por el conforme a unhas regras publicadas. Cando quen convoca é unha entidade pública, o proceso deixa de ser un asunto comercial e pasa a ser un asunto de dereito: igualdade de trato, publicidade, rastrexabilidade de cada decisión e capacidade de render contas ante os órganos de control. Xestionalo con correos, follas de cálculo e cartafoles compartidos funciona ata que hai que demostrar, meses despois, por que se lle adxudicou a un e non a outro. Esta guía explica que esixe a xestión de procesos competitivos nunha entidade pública, que debe facer unha plataforma que os dixitalice e como o abordou CEDESA na plataforma desenvolvida para SAREB.

Que é SAREB e por que xestiona procesos competitivos

A Sociedade de Xestión de Activos procedentes da Reestruturación Bancaria creouse en 2012 para recibir os activos inmobiliarios e os préstamos das entidades financeiras rescatadas e desinvestilos nun horizonte de quince anos. Desde 2022, co FROB como accionista maioritario, forma parte do sector público estatal, o que reforza as esixencias de transparencia, igualdade de trato e control que xa pesaban sobre a súa actividade.

O seu traballo consiste, en boa parte, en poñer activos e servizos no mercado mediante procesos competitivos: venda de carteiras de préstamos e inmobles, selección dos servicers e provedores que xestionan eses activos, comercialización de solo e promocións, e, máis recentemente, cesión de vivendas a administracións públicas para alugueiro alcanzable. Cada un deses procesos ten interesados que deben recibir a mesma información ao mesmo tempo, ofertas que hai que custodiar e avaliar con criterios publicados e unha adxudicación que ten que poder explicarse.

Que esixe un proceso competitivo nunha entidade pública

Con independencia do obxecto (un inmoble, unha carteira, un contrato de servizos), un proceso competitivo ben xestionado no ámbito público cumpre estas condicións:

Regras publicadas antes de empezar. Obxecto, requisitos de participación, criterios de valoración coa súa ponderación, calendario e forma de presentar as ofertas. Cambialas á metade do proceso invalida o resultado.
Igualdade de trato e información simétrica. Todos os interesados acceden á mesma documentación e ás mesmas aclaracións, con rexistro de quen viu que e cando.
Confidencialidade das ofertas ata a apertura. As propostas custódianse de forma que ninguén, tampouco o propio convocante, poida coñecelas antes do momento previsto.
Avaliación rastrexable. Cada puntuación vincúlase a un criterio publicado e a un avaliador, e as decisións colexiadas quedan documentadas.
Rexistro completo do expediente. Convocatoria, comunicacións, ofertas, informes de valoración, adxudicación e contrato nun único expediente que se lle poida entregar a un auditor, ao Tribunal de Contas ou a un xulgado.
Protección de datos e seguridade. Os procesos manexan datos persoais de ofertantes e, no caso das carteiras de préstamos, de debedores. O sistema que lles dá soporte é un sistema de información do sector público e debe categorizarse no Esquema Nacional de Seguridade, como explicamos na guía sobre que é o ENS e por que o teu provedor debe telo.

Por que o correo e as follas de cálculo non abondan

O problema de xestionar procesos competitivos con ferramentas de ofimática non é a comodidade, senón a proba. Un correo cunha oferta anexa non acredita que chegou antes do prazo nin que ninguén o abriu antes de tempo. Unha folla de cálculo de puntuacións non acredita quen puntuou nin se a fórmula era a publicada. Un repositorio de documentos non acredita que todos os interesados viron a mesma versión. Cando o volume é de decenas de procesos simultáneos con centos de interesados, a escala nacional, eses ocos deixan de ser teóricos: aparecen na primeira reclamación dun ofertante descartado ou na primeira auditoría.

Que debe facer unha plataforma de xestión de procesos competitivos

Unha plataforma que dixitalice o ciclo completo debe cubrir estas funcións:

Configuración do proceso. Modelos por tipo de proceso (venda de activos, selección de provedores, cesión de vivendas), con fases, prazos, requisitos de admisión e criterios de valoración parametrizados e bloqueados unha vez publicados.

Portal de interesados. Rexistro e acreditación dos participantes, acceso á documentación con control de versións e rexistro de descargas, canle de consultas cuxa resposta se lles publica a todos, e presentación de ofertas con xustificante de recepción e selaxe de tempo.

Custodia e apertura. Ofertas cifradas ata o momento da apertura, apertura polos roles autorizados con acta automática, e separación entre documentación administrativa, técnica e económica cando o proceso o require.

Avaliación. Puntuación por criterio e por avaliador, fórmulas económicas executadas polo sistema, comparacións automáticas, informes de valoración xerados desde os datos e rexistro das decisións do órgano que adxudica.

Comunicacións e notificacións. Todas as comunicacións cos interesados dentro da plataforma, con constancia de envío e de lectura, integradas cando procede cos sistemas de notificación da propia entidade.

Expediente e auditoría. Un expediente electrónico por proceso con todos os documentos, eventos e decisións, exportable e inalterable, e cadros de mando da carteira de procesos: cantos están abertos, en que fase, con que prazos e con que resultado.

Seguridade e integración. Autenticación corporativa, control de acceso por rol, rastro de todas as accións, medidas do ENS segundo a categoría do sistema e integración coa xestión de activos, a contabilidade e o arquivo da entidade.

O caso de SAREB: unha plataforma á medida para procesos a escala nacional

CEDESA desenvolveu para SAREB unha plataforma de xestión de procesos competitivos a escala nacional, no marco dunha relación que se mantén activa e continuada. Por confidencialidade non publicamos o detalle funcional nin os resultados internos do cliente; o que si podemos explicar é o enfoque, porque é o mesmo que aplicamos en calquera entidade pública:

Desenvolvemento á medida sobre os procesos reais da entidade, non adaptación dun produto de licitación xenérico. Os tipos de proceso, as fases, os roles e os criterios de SAREB son os de SAREB, e a plataforma modélaos tal cal, como explicamos en software á medida fronte a ERP xenérico na Administración.
Rastrexabilidade como requisito de deseño, non como informe engadido: cada acción de cada usuario queda rexistrada desde o primeiro día porque o sistema se construíu para render contas.
Seguridade conforme ao ENS, coa certificación de CEDESA, de categoría media e emitida por unha entidade acreditada por ENAC e a ISO 27001 como marco de traballo.
Equipo estable: o equipo que desenvolveu a plataforma é o que a mantén e a fai evolucionar, sen subcontratación, co código en propiedade do cliente.

SAREB é unha das referencias que acreditan a solvencia técnica de CEDESA ante outras entidades do sector público, xunto con Metro Bilbao, Navantia, as deputacións de Badajoz, Toledo, Ourense e Burgos, TITSA ou Portos das Illas Baleares. Podes velas na páxina de software para o sector público.

Como abordar a dixitalización na túa entidade

Inventariar os tipos de proceso e as súas regras: que se convoca, con que fases, quen decide e que normativa se lle aplica a cada un.
Identificar os puntos sen proba na xestión actual: onde non se pode demostrar prazo, igualdade de información, custodia ou criterio.
Definir o modelo de expediente e os roles, e categorizar o sistema no ENS antes de redactar o prego. A guía sobre como preparar un prego técnico con ENS recolle os erros máis frecuentes.
Elixir o modelo de provedor: produto pechado, adaptación ou desenvolvemento á medida, e que tamaño de provedor convén segundo o contrato, como comparamos en gran integradora ou empresa mediana.
Piloto cun tipo de proceso de volume medio, medindo os tempos de tramitación e as reclamacións antes e despois.
Despregamento por tipos de proceso e retirada das ferramentas de ofimática, con formación para os equipos que convocan e para os que avalían.

Preguntas frecuentes sobre a dixitalización de procesos competitivos

Que é un proceso competitivo?

É un procedemento no que unha organización ofrece un activo, un contrato ou un servizo e varios interesados compiten por el de acordo cunhas regras publicadas de antemán: requisitos de participación, criterios de valoración, prazos e forma de presentar as ofertas. No sector público engade esixencias de igualdade de trato, publicidade e rastrexabilidade.

Pode unha entidade pública xestionar procesos competitivos con correo e follas de cálculo?

Pode facelo, pero non pode probar con eles o que un órgano de control ou un ofertante descartado lle esixirán: que as ofertas chegaron en prazo e non se abriron antes de tempo, que todos recibiron a mesma información e que cada puntuación responde a un criterio publicado. Unha plataforma con selaxe de tempo, custodia e rastros resolve esa proba.

Que diferencia unha plataforma de procesos competitivos dunha plataforma de licitación electrónica?

A licitación electrónica está pensada para os contratos regulados pola Lei de contratos do sector público e os seus trámites taxados. Unha plataforma de procesos competitivos cobre tamén a venda de activos, a selección de provedores fóra do réxime de contratos e outros procedementos propios da entidade, con regras configurables por tipo de proceso e, a miúdo, integrada coa xestión de activos.

Ten que cumprir o ENS unha plataforma de procesos competitivos?

Si, cando a entidade forma parte do sector público. Trata datos persoais de ofertantes e, nas carteiras de préstamos, de debedores, e sustenta decisións con efectos xurídicos e económicos. Debe categorizarse conforme ao Real decreto 311/2022 e o provedor debe acreditar a súa conformidade.

Canto se tarda en implantar unha plataforma deste tipo?

Depende do número de tipos de proceso, das integracións coa xestión de activos, a contabilidade e o arquivo, e da categoría do ENS. O que marca o ritmo é a modelaxe das regras de cada tipo de proceso; unha vez modelado o primeiro, os seguintes reutilizan a maior parte do traballo.

Conclusión

Dixitalizar a xestión de procesos competitivos nunha entidade pública consiste en converter cada convocatoria nun expediente que se explica só: regras publicadas, información simétrica, ofertas custodiadas, avaliación rastrexable e seguridade conforme ao ENS. É o que CEDESA construíu para SAREB a escala nacional e o que aplica en cada proxecto co sector público. Se a túa entidade necesita dar ese paso, cóntanos o teu caso na nosa páxina de contacto.