Un procés competitiu és qualsevol procediment en què una organització posa alguna cosa al mercat (un actiu, un contracte, una cartera, una concessió) i diversos interessats hi competeixen sota unes regles publicades. Quan qui convoca és una entitat pública, el procés deixa de ser un assumpte comercial i passa a ser un assumpte de dret: igualtat de tracte, publicitat, traçabilitat de cada decisió i capacitat de retre comptes davant els òrgans de control. Gestionar-lo amb correus, fulls de càlcul i carpetes compartides funciona fins que cal demostrar, mesos després, per què es va adjudicar a l’un i no a l’altre. Aquesta guia explica què exigeix la gestió de processos competitius en una entitat pública, què ha de fer una plataforma que els digitalitzi i com ho va abordar CEDESA a la plataforma desenvolupada per a SAREB.

Què és SAREB i per què gestiona processos competitius

La Societat de Gestió d’Actius procedents de la Reestructuració Bancària es va crear el 2012 per rebre els actius immobiliaris i els préstecs de les entitats financeres rescatades i desinvertir-los en un horitzó de quinze anys. Des del 2022, amb el FROB com a accionista majoritari, forma part del sector públic estatal, cosa que reforça les exigències de transparència, igualtat de tracte i control que ja pesaven sobre la seva activitat.

La seva feina consisteix, en bona part, a posar actius i serveis al mercat mitjançant processos competitius: venda de carteres de préstecs i d’immobles, selecció dels servicers i dels proveïdors que gestionen aquests actius, comercialització de sòl i de promocions i, més recentment, cessió d’habitatges a administracions públiques per a lloguer assequible. Cadascun d’aquests processos té interessats que han de rebre la mateixa informació alhora, ofertes que cal custodiar i avaluar amb criteris publicats i una adjudicació que s’ha de poder explicar.

Què exigeix un procés competitiu en una entitat pública

Amb independència de l’objecte (un immoble, una cartera, un contracte de serveis), un procés competitiu ben gestionat en l’àmbit públic compleix aquestes condicions:

Regles publicades abans de començar. Objecte, requisits de participació, criteris de valoració amb la seva ponderació, calendari i forma de presentar les ofertes. Canviar-les a mig procés invalida el resultat.
Igualtat de tracte i informació simètrica. Tots els interessats accedeixen a la mateixa documentació i als mateixos aclariments, amb registre de qui ha vist què i quan.
Confidencialitat de les ofertes fins a l’obertura. Les propostes es custodien de manera que ningú, tampoc el convocant mateix, no les pugui conèixer abans del moment previst.
Avaluació traçable. Cada puntuació es vincula a un criteri publicat i a un avaluador, i les decisions col·legiades queden documentades.
Registre complet de l’expedient. Convocatòria, comunicacions, ofertes, informes de valoració, adjudicació i contracte en un únic expedient que es pugui lliurar a un auditor, al Tribunal de Comptes o a un jutjat.
Protecció de dades i seguretat. Els processos manegen dades personals dels oferents i, en el cas de les carteres de préstecs, dels deutors. El sistema que els dona suport és un sistema d’informació del sector públic i s’ha de categoritzar en l’Esquema Nacional de Seguretat, com expliquem a la guia sobre què és l’ENS i per què el teu proveïdor l’ha de tenir.

Per què no n’hi ha prou amb el correu i els fulls de càlcul

El problema de gestionar processos competitius amb eines ofimàtiques no és la comoditat, sinó la prova. Un correu amb una oferta adjunta no acredita que arribés dins de termini ni que ningú no l’obrís abans d’hora. Un full de càlcul de puntuacions no acredita qui va puntuar ni si la fórmula era la publicada. Un repositori de documents no acredita que tots els interessats veiessin la mateixa versió. Quan el volum és de desenes de processos simultanis amb centenars d’interessats, a escala nacional, aquests buits deixen de ser teòrics: apareixen en la primera reclamació d’un oferent descartat o en la primera auditoria.

Què ha de fer una plataforma de gestió de processos competitius

Una plataforma que digitalitzi el cicle complet ha de cobrir aquestes funcions:

Configuració del procés. Plantilles per tipus de procés (venda d’actius, selecció de proveïdors, cessió d’habitatges), amb fases, terminis, requisits d’admissió i criteris de valoració parametritzats i bloquejats un cop publicats.

Portal d’interessats. Registre i acreditació dels participants, accés a la documentació amb control de versions i registre de descàrregues, canal de consultes amb respostes que es publiquen per a tothom, i presentació d’ofertes amb justificant de recepció i segellament de temps.

Custòdia i obertura. Ofertes xifrades fins al moment de l’obertura, obertura a càrrec dels rols autoritzats amb acta automàtica, i separació entre la documentació administrativa, la tècnica i l’econòmica quan el procés ho requereix.

Avaluació. Puntuació per criteri i per avaluador, fórmules econòmiques executades pel sistema, comparatives automàtiques, informes de valoració generats a partir de les dades i registre de les decisions de l’òrgan que adjudica.

Comunicacions i notificacions. Totes les comunicacions amb els interessats dins de la plataforma, amb constància d’enviament i de lectura, integrades quan escau amb els sistemes de notificació de l’entitat mateixa.

Expedient i auditoria. Un expedient electrònic per procés amb tots els documents, esdeveniments i decisions, exportable i inalterable, i quadres de comandament de la cartera de processos: quants n’hi ha d’oberts, en quina fase, amb quins terminis i amb quin resultat.

Seguretat i integració. Autenticació corporativa, control d’accés per rol, traces de totes les accions, mesures de l’ENS segons la categoria del sistema i integració amb la gestió d’actius, la comptabilitat i l’arxiu de l’entitat.

El cas de SAREB: una plataforma a mida per a processos a escala nacional

CEDESA va desenvolupar per a SAREB una plataforma de gestió de processos competitius a escala nacional, en el marc d’una relació que es manté activa i continuada. Per confidencialitat no publiquem el detall funcional ni els resultats interns del client; el que sí que podem explicar és l’enfocament, perquè és el mateix que apliquem a qualsevol entitat pública:

Desenvolupament a mida sobre els processos reals de l’entitat, no pas l’adaptació d’un producte de licitació genèric. Els tipus de procés, les fases, els rols i els criteris de SAREB són els de SAREB, i la plataforma els modela tal com són, com expliquem a programari a mida enfront d’ERP genèric a l’Administració.
Traçabilitat com a requisit de disseny, no com a informe afegit: cada acció de cada usuari queda registrada des del primer dia perquè el sistema es va construir per retre comptes.
Seguretat d’acord amb l’ENS, amb la certificació de CEDESA, de categoria mitjana i emesa per una entitat acreditada per ENAC, i l’ISO 27001 com a marc de treball.
Equip estable: l’equip que va desenvolupar la plataforma és el que la manté i la fa evolucionar, sense subcontractació, amb el codi en propietat del client.

SAREB és una de les referències que acrediten la solvència tècnica de CEDESA davant d’altres entitats del sector públic, juntament amb Metro Bilbao, Navantia, les diputacions de Badajoz, Toledo, Ourense i Burgos, TITSA o Ports de les Illes Balears. Les pots veure a la pàgina de programari per al sector públic.

Com abordar la digitalització a la teva entitat

Inventariar els tipus de procés i les seves regles: què es convoca, amb quines fases, qui decideix i quina normativa s’aplica a cadascun.
Identificar els punts sense prova en la gestió actual: on no es pot demostrar el termini, la igualtat d’informació, la custòdia o el criteri.
Definir el model d’expedient i els rols, i categoritzar el sistema en l’ENS abans de redactar el plec. La guia sobre com preparar un plec tècnic amb ENS recull els errors més freqüents.
Triar el model de proveïdor: producte tancat, adaptació o desenvolupament a mida, i quina mida de proveïdor convé segons el contracte, com comparem a gran integradora o empresa mitjana.
Pilot amb un tipus de procés de volum mitjà, mesurant-ne els temps de tramitació i les reclamacions abans i després.
Desplegament per tipus de procés i retirada de les eines ofimàtiques, amb formació per als equips que convoquen i per als que avaluen.

Preguntes freqüents sobre la digitalització de processos competitius

Què és un procés competitiu?

És un procediment en què una organització ofereix un actiu, un contracte o un servei i diversos interessats hi competeixen d’acord amb unes regles publicades per endavant: requisits de participació, criteris de valoració, terminis i forma de presentar les ofertes. En el sector públic, s’hi afegeixen exigències d’igualtat de tracte, publicitat i traçabilitat.

Una entitat pública pot gestionar processos competitius amb correu i fulls de càlcul?

Ho pot fer, però amb aquestes eines no pot provar el que li exigiran un òrgan de control o un oferent descartat: que les ofertes van arribar dins de termini i no es van obrir abans d’hora, que tothom va rebre la mateixa informació i que cada puntuació respon a un criteri publicat. Una plataforma amb segellament de temps, custòdia i traces resol aquesta prova.

Què diferencia una plataforma de processos competitius d’una plataforma de licitació electrònica?

La licitació electrònica està pensada per als contractes regulats per la Llei de contractes del sector públic i els seus tràmits taxats. Una plataforma de processos competitius cobreix també la venda d’actius, la selecció de proveïdors fora del règim de contractes i altres procediments propis de l’entitat, amb regles configurables per tipus de procés i, sovint, integrada amb la gestió d’actius.

Una plataforma de processos competitius ha de complir l’ENS?

Sí, quan l’entitat forma part del sector públic. Tracta dades personals d’oferents i, en les carteres de préstecs, de deutors, i sustenta decisions amb efectes jurídics i econòmics. S’ha de categoritzar d’acord amb el Reial decret 311/2022, i el proveïdor ha d’acreditar la seva conformitat.

Quant es triga a implantar una plataforma d’aquest tipus?

Depèn del nombre de tipus de procés, de les integracions amb la gestió d’actius, la comptabilitat i l’arxiu, i de la categoria de l’ENS. El que marca el ritme és el modelatge de les regles de cada tipus de procés; un cop modelat el primer, els següents reutilitzen la major part de la feina.

Conclusió

Digitalitzar la gestió de processos competitius en una entitat pública consisteix a convertir cada convocatòria en un expedient que s’explica tot sol: regles publicades, informació simètrica, ofertes custodiades, avaluació traçable i seguretat d’acord amb l’ENS. És el que CEDESA va construir per a SAREB a escala nacional i el que aplica en cada projecte amb el sector públic. Si la teva entitat necessita fer aquest pas, explica’ns el teu cas a la nostra pàgina de contacte.