Un proceso competitivo es cualquier procedimiento en el que una organización pone algo en el mercado (un activo, un contrato, una cartera, una concesión) y varios interesados compiten por él bajo unas reglas publicadas. Cuando quien convoca es una entidad pública, el proceso deja de ser un asunto comercial y pasa a ser un asunto de derecho: igualdad de trato, publicidad, trazabilidad de cada decisión y capacidad de rendir cuentas ante los órganos de control. Gestionarlo con correos, hojas de cálculo y carpetas compartidas funciona hasta que hay que demostrar, meses después, por qué se adjudicó a uno y no a otro. Esta guía explica qué exige la gestión de procesos competitivos en una entidad pública, qué debe hacer una plataforma que los digitalice y cómo lo abordó CEDESA en la plataforma desarrollada para SAREB.

Qué es SAREB y por qué gestiona procesos competitivos

La Sociedad de Gestión de Activos procedentes de la Reestructuración Bancaria se creó en 2012 para recibir los activos inmobiliarios y los préstamos de las entidades financieras rescatadas y desinvertirlos en un horizonte de quince años. Desde 2022, con el FROB como accionista mayoritario, forma parte del sector público estatal, lo que refuerza las exigencias de transparencia, igualdad de trato y control que ya pesaban sobre su actividad.

Su trabajo consiste, en buena parte, en poner activos y servicios en el mercado mediante procesos competitivos: venta de carteras de préstamos e inmuebles, selección de los servicers y proveedores que gestionan esos activos, comercialización de suelo y promociones, y, más recientemente, cesión de viviendas a administraciones públicas para alquiler asequible. Cada uno de esos procesos tiene interesados que deben recibir la misma información al mismo tiempo, ofertas que hay que custodiar y evaluar con criterios publicados y una adjudicación que tiene que poder explicarse.

Qué exige un proceso competitivo en una entidad pública

Con independencia del objeto (un inmueble, una cartera, un contrato de servicios), un proceso competitivo bien gestionado en el ámbito público cumple estas condiciones:

Reglas publicadas antes de empezar. Objeto, requisitos de participación, criterios de valoración con su ponderación, calendario y forma de presentar ofertas. Cambiarlas a mitad de proceso invalida el resultado.
Igualdad de trato e información simétrica. Todos los interesados acceden a la misma documentación y a las mismas aclaraciones, con registro de quién ha visto qué y cuándo.
Confidencialidad de las ofertas hasta la apertura. Las propuestas se custodian de forma que nadie, tampoco el propio convocante, pueda conocerlas antes del momento previsto.
Evaluación trazable. Cada puntuación se vincula a un criterio publicado y a un evaluador, y las decisiones colegiadas quedan documentadas.
Registro completo del expediente. Convocatoria, comunicaciones, ofertas, informes de valoración, adjudicación y contrato en un único expediente que se pueda entregar a un auditor, al Tribunal de Cuentas o a un juzgado.
Protección de datos y seguridad. Los procesos manejan datos personales de oferentes y, en el caso de carteras de préstamos, de deudores. El sistema que los soporta es un sistema de información del sector público y debe categorizarse en el Esquema Nacional de Seguridad, como explicamos en la guía sobre qué es el ENS y por qué debe tenerlo tu proveedor.

Por qué el correo y las hojas de cálculo no bastan

El problema de gestionar procesos competitivos con herramientas ofimáticas no es la comodidad, sino la prueba. Un correo con una oferta adjunta no acredita que llegó antes del plazo ni que nadie lo abrió antes de tiempo. Una hoja de cálculo de puntuaciones no acredita quién puntuó ni si la fórmula era la publicada. Un repositorio de documentos no acredita que todos los interesados vieron la misma versión. Cuando el volumen es de decenas de procesos simultáneos con cientos de interesados, a escala nacional, esos huecos dejan de ser teóricos: aparecen en la primera reclamación de un oferente descartado o en la primera auditoría.

Qué debe hacer una plataforma de gestión de procesos competitivos

Una plataforma que digitalice el ciclo completo debe cubrir estas funciones:

Configuración del proceso. Plantillas por tipo de proceso (venta de activos, selección de proveedores, cesión de viviendas), con fases, plazos, requisitos de admisión y criterios de valoración parametrizados y bloqueados una vez publicados.

Portal de interesados. Registro y acreditación de los participantes, acceso a la documentación con control de versiones y registro de descargas, canal de consultas cuya respuesta se publica a todos, y presentación de ofertas con acuse de recibo y sellado de tiempo.

Custodia y apertura. Ofertas cifradas hasta el momento de apertura, apertura por los roles autorizados con acta automática, y separación entre documentación administrativa, técnica y económica cuando el proceso lo requiere.

Evaluación. Puntuación por criterio y por evaluador, fórmulas económicas ejecutadas por el sistema, comparativas automáticas, informes de valoración generados desde los datos y registro de las decisiones del órgano que adjudica.

Comunicaciones y notificaciones. Todas las comunicaciones con los interesados dentro de la plataforma, con constancia de envío y de lectura, integradas cuando procede con los sistemas de notificación de la propia entidad.

Expediente y auditoría. Un expediente electrónico por proceso con todos los documentos, eventos y decisiones, exportable e inalterable, y cuadros de mando de la cartera de procesos: cuántos están abiertos, en qué fase, con qué plazos y con qué resultado.

Seguridad e integración. Autenticación corporativa, control de acceso por rol, trazas de todas las acciones, medidas del ENS según la categoría del sistema e integración con la gestión de activos, la contabilidad y el archivo de la entidad.

El caso de SAREB: una plataforma a medida para procesos a escala nacional

CEDESA desarrolló para SAREB una plataforma de gestión de procesos competitivos a escala nacional, en el marco de una relación que se mantiene activa y continuada. Por confidencialidad no publicamos el detalle funcional ni los resultados internos del cliente; lo que sí podemos explicar es el enfoque, porque es el mismo que aplicamos en cualquier entidad pública:

Desarrollo a medida sobre los procesos reales de la entidad, no adaptación de un producto de licitación genérico. Los tipos de proceso, las fases, los roles y los criterios de SAREB son los de SAREB, y la plataforma los modela tal cual, como explicamos en software a medida frente a ERP genérico en la Administración.
Trazabilidad como requisito de diseño, no como informe añadido: cada acción de cada usuario queda registrada desde el primer día porque el sistema se construyó para rendir cuentas.
Seguridad conforme al ENS, con la certificación de CEDESA emitida por el Centro Criptológico Nacional y la ISO 27001 como marco de trabajo.
Equipo estable: el equipo que desarrolló la plataforma es el que la mantiene y la evoluciona, sin subcontratación, con el código en propiedad del cliente.

SAREB es una de las referencias que acreditan la solvencia técnica de CEDESA ante otras entidades del sector público, junto con Metro Bilbao, Navantia, las diputaciones de Badajoz, Toledo, Ourense y Burgos, TITSA o Puertos de les Illes Balears. Puedes verlas en la página de software para el sector público.

Cómo abordar la digitalización en tu entidad

Inventariar los tipos de proceso y sus reglas: qué se convoca, con qué fases, quién decide y qué normativa aplica a cada uno.
Identificar los puntos sin prueba en la gestión actual: dónde no se puede demostrar plazo, igualdad de información, custodia o criterio.
Definir el modelo de expediente y los roles, y categorizar el sistema en el ENS antes de redactar el pliego. La guía sobre cómo preparar un pliego técnico con ENS recoge los errores más frecuentes.
Elegir el modelo de proveedor: producto cerrado, adaptación o desarrollo a medida, y qué tamaño de proveedor conviene según el contrato, como comparamos en gran integradora o empresa mediana.
Piloto con un tipo de proceso de volumen medio, midiendo tiempos de tramitación y reclamaciones antes y después.
Despliegue por tipos de proceso y retirada de las herramientas ofimáticas, con formación a los equipos que convocan y a los que evalúan.

Preguntas frecuentes sobre la digitalización de procesos competitivos

¿Qué es un proceso competitivo?

Es un procedimiento en el que una organización ofrece un activo, un contrato o un servicio y varios interesados compiten por él con arreglo a unas reglas publicadas de antemano: requisitos de participación, criterios de valoración, plazos y forma de presentar ofertas. En el sector público añade exigencias de igualdad de trato, publicidad y trazabilidad.

¿Una entidad pública puede gestionar procesos competitivos con correo y hojas de cálculo?

Puede hacerlo, pero no puede probar con ellos lo que un órgano de control o un oferente descartado le exigirán: que las ofertas llegaron en plazo y no se abrieron antes de tiempo, que todos recibieron la misma información y que cada puntuación responde a un criterio publicado. Una plataforma con sellado de tiempo, custodia y trazas resuelve esa prueba.

¿Qué diferencia una plataforma de procesos competitivos de una plataforma de licitación electrónica?

La licitación electrónica está pensada para los contratos regulados por la Ley de Contratos del Sector Público y sus trámites tasados. Una plataforma de procesos competitivos cubre también la venta de activos, la selección de proveedores fuera del régimen de contratos y otros procedimientos propios de la entidad, con reglas configurables por tipo de proceso y, a menudo, integrada con la gestión de activos.

¿Tiene que cumplir el ENS una plataforma de procesos competitivos?

Sí, cuando la entidad forma parte del sector público. Trata datos personales de oferentes y, en carteras de préstamos, de deudores, y sustenta decisiones con efectos jurídicos y económicos. Debe categorizarse conforme al Real Decreto 311/2022 y el proveedor debe acreditar su conformidad.

¿Cuánto se tarda en implantar una plataforma de este tipo?

Depende del número de tipos de proceso, de las integraciones con gestión de activos, contabilidad y archivo, y de la categoría del ENS. Lo que marca el ritmo es el modelado de las reglas de cada tipo de proceso; una vez modelado el primero, los siguientes reutilizan la mayor parte del trabajo.

Conclusión

Digitalizar la gestión de procesos competitivos en una entidad pública consiste en convertir cada convocatoria en un expediente que se explica solo: reglas publicadas, información simétrica, ofertas custodiadas, evaluación trazable y seguridad conforme al ENS. Es lo que CEDESA construyó para SAREB a escala nacional y lo que aplica en cada proyecto con el sector público. Si tu entidad necesita dar ese paso, cuéntanos tu caso en nuestra página de contacto.