Un gestor d’expedients és el sistema amb què una administració tramita: rep la sol·licitud, la instrueix, genera resolucions, notifica i arxiva. Des de la Llei 39/2015, tot això ha de ser electrònic, i des de l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, tot això s’ha de poder intercanviar amb altres administracions sense haver-ho de tornar a teclejar. El problema de molts gestors d’expedients electrònics no és que no tramitin, sinó que produeixen expedients que no són expedients ENI, notifiquen per vies que no són les legals o no es parlen amb el registre ni amb l’arxiu. Aquesta guia enumera, norma per norma, què ha de complir un gestor d’expedients, com es tradueix en requisits tècnics i com cal traslladar-ho al plec quan s’opta per un desenvolupament a mida. CEDESA ha construït plataformes de tramitació i de gestió d’expedients per a diputacions i ajuntaments, i aquests són els requisits que no hi poden faltar.

Les normes que fixen els requisits

Llei 39/2015, del procediment administratiu comú: defineix el document electrònic (article 26), l’expedient electrònic com a agregació ordenada de documents amb un índex signat (article 70), el registre electrònic general (article 16), l’arxiu electrònic únic (article 17), les notificacions electròniques (articles 41 a 43), el dret a no aportar documents que ja estiguin en poder de l’Administració (article 28) i els subjectes obligats a relacionar-s’hi electrònicament (article 14).
Llei 40/2015, de règim jurídic del sector públic: actuació administrativa automatitzada (article 41), sistemes de signatura i segell d’òrgan (articles 40 a 46), i les obligacions d’interoperabilitat i de transmissió de dades entre administracions (articles 155 a 158).
Reial decret 203/2021, Reglament d’actuació i funcionament del sector públic per mitjans electrònics, en vigor des del 2 d’abril de 2021: desplega la regulació de la seu electrònica, el registre, la identificació i la signatura, les notificacions, l’actuació automatitzada i l’arxiu.
Esquema Nacional d’Interoperabilitat (Reial decret 4/2010) i les seves normes tècniques d’interoperabilitat: document electrònic, expedient electrònic, digitalització, còpia autèntica i conversió, política de signatura i segell, política de gestió de documents, catàleg d’estàndards, model de dades per a l’intercanvi d’assentaments registrals (SICRES), protocols d’intermediació de dades i reutilització.
Esquema Nacional de Seguretat (Reial decret 311/2022): el gestor d’expedients és un sistema d’informació de l’organisme i s’ha de categoritzar i protegir, i el seu proveïdor ha d’acreditar la conformitat, com expliquem a què és l’ENS.
Protecció de dades i accessibilitat: RGPD i LOPDGDD per a les dades dels interessats, i accessibilitat de la seu i dels formularis d’acord amb el Reial decret 1112/2018.

Els requisits que ha de complir el gestor d’expedients

1. Documents i expedients conformes a l’ENI

Cada document s’ha de generar amb les metadades mínimes obligatòries de la Norma tècnica de document electrònic (identificador, òrgan, data de captura, origen, estat d’elaboració, tipus documental, format, signatura), i cada expedient, amb el seu índex electrònic signat o segellat, que garanteix la integritat i l’ordre dels documents que el formen. El format d’intercanvi és el que fixa la Norma tècnica d’expedient electrònic; un gestor que no pugui exportar un expedient ENI complet no el pot trametre a un jutjat, a una altra administració ni a l’arxiu. Les còpies autèntiques i la digitalització de documents en paper han de seguir les normes tècniques corresponents i quedar marcades com a tals.

2. Registre electrònic i interconnexió

El gestor rep les sol·licituds del registre electrònic general i de les oficines d’assistència, i retorna els assentaments de sortida. S’ha d’integrar amb el registre de l’organisme i amb el Sistema d’Interconnexió de Registres per rebre assentaments d’altres administracions i enviar-n’hi en el format SICRES, sense tornar a teclejar el que ja s’ha registrat.

3. Identificació i signatura

Identificació dels interessats amb els sistemes admesos (certificat electrònic, Cl@ve i els que aprovi l’organisme), signatura dels empleats públics amb certificat d’empleat públic i dels actes automatitzats amb segell electrònic d’òrgan, d’acord amb la política de signatura i segell de l’ENI i amb validació mitjançant els serveis de l’Administració General de l’Estat o equivalents.

4. Notificacions electròniques

Les notificacions es practiquen a la seu electrònica i a l’Adreça Electrònica Habilitada única, amb els terminis de compareixença i els avisos que preveuen els articles 41 a 43 de la Llei 39/2015, i amb constància de la posada a disposició, de l’accés o del rebuig. El gestor ha de generar la notificació des de l’expedient, enviar-la pels serveis de notificació de l’Administració General de l’Estat o de la comunitat autònoma, i recollir-ne el justificant de recepció a l’expedient mateix.

5. Intermediació de dades: no demanar el que l’Administració ja té

L’article 28 de la Llei 39/2015 reconeix el dret a no aportar documents que ja estiguin en poder de les administracions. El gestor ha de consultar, amb el consentiment o l’oposició de l’interessat que correspongui, els serveis de la Plataforma d’Intermediació de Dades (identitat, residència, situació tributària i de Seguretat Social, títols, prestacions, entre d’altres) i desar a l’expedient l’evidència de cada consulta.

6. Actuació administrativa automatitzada

Quan el sistema produeix actes sense intervenció humana (justificants de recepció, requeriments d’esmena, resolucions taxades), l’article 41 de la Llei 40/2015 exigeix una resolució prèvia que identifiqui el sistema, l’òrgan responsable i el mecanisme d’auditoria, i l’ús del segell d’òrgan. El gestor ha de registrar quins actes s’automatitzen i amb quines regles, per poder-los auditar.

7. Arxiu electrònic únic

Els expedients finalitzats passen a l’arxiu electrònic únic (article 17 de la Llei 39/2015) amb la seva política de gestió de documents i el seu calendari de conservació i transferència, i amb formats que garanteixin l’autenticitat i la llegibilitat a llarg termini. El gestor s’ha d’integrar amb l’arxiu de l’organisme o amb el servei d’arxiu definitiu de l’Administració General de l’Estat, i no ha de conservar els expedients tancats com si fossin vius.

8. Tramitació, terminis i transparència

Fluxos per procediment amb les fases, les tasques, els terminis legals i el silenci administratiu calculats; carpeta ciutadana per consultar-ne l’estat; publicació de dades de tramitació per a la transparència; i informes per a la direcció i per als òrgans de control, sobretot quan el procediment gestiona fons europeus que cal justificar davant l’IGAE o el Tribunal de Comptes.

9. Seguretat, dades i accessibilitat

Categorització en l’ENS i mesures corresponents, traces d’accés i de modificació, gestió de rols, registre d’activitats de tractament i accessibilitat de totes les interfícies públiques.

Producte tancat o desenvolupament a mida

Un producte de tramitació genèric cobreix els requisits anteriors de manera estàndard, i per a molts organismes n’hi ha prou. El desenvolupament a mida surt a compte quan els procediments són específics (subvencions amb regles pròpies, serveis socials, gestió d’infraestructures, processos d’una empresa pública), quan cal integrar-se amb sistemes propis (gestió d’actius, comptabilitat, SIG, sistemes de personal) o quan l’organisme vol ser propietari del codi i no dependre d’una llicència anual. Ho analitzem a programari a mida enfront d’ERP genèric a l’Administració. En tots dos casos, els nou requisits són els mateixos: el plec els ha d’exigir sigui quin sigui el model.

Com traslladar-ho al plec

Requisits ENI per norma tècnica, no genèrics: exportació de l’expedient ENI complet amb l’índex signat, metadades mínimes, còpia autèntica i digitalització conformes, i prova d’intercanvi en l’oferta o en el pilot.
Integracions obligatòries enumerades: registre i interconnexió de registres, identificació i signatura, notificacions, intermediació de dades, arxiu, carpeta ciutadana, seu, i les pròpies de l’organisme, cadascuna amb el seu protocol i el seu responsable.
Actuació automatitzada: llista d’actes automatitzables i mecanisme d’auditoria.
ENS: categoria del sistema fixada per l’organisme i certificació vigent de l’adjudicatari, com detallem a com comprovar el certificat ENS del teu proveïdor.
Propietat del codi, documentació i sortida: lliurament del codi font, del model de dades i dels procediments parametritzats, i exportació completa al final del contracte.
Pilot amb un procediment real abans de la implantació general, mesurat en expedients tramitats d’extrem a extrem.
Criteris de solvència que no excloguin l’empresa mitjana certificada, com expliquem a gran integradora o empresa mitjana i a la guia de com preparar el plec tècnic amb ENS.

L’experiència de CEDESA

CEDESA ha desenvolupat sistemes de gestió d’expedients i serveis digitals per a la Diputació de Badajoz, la plataforma de digitalització de serveis socials provincials de la Diputació de Toledo, finançada pel PRTR, el programari de gestió administrativa de la Diputació d’Ourense, la plataforma de gestió de serveis municipals de l’Ajuntament de Guadalajara i el sistema integral de gestió de serveis i tramitació electrònica de l’Ajuntament de Puerto del Rosario, a més de la plataforma de gestió de processos competitius de SAREB, que expliquem a digitalitzar la gestió de processos competitius. Tots amb la certificació ENS de CEDESA, de categoria mitjana, amb el codi en propietat del client i amb el mateix equip en el desenvolupament i en el manteniment. Pots veure com treballem a la pàgina de programari per al sector públic.

Preguntes freqüents sobre el gestor d’expedients electrònic

Què és un expedient electrònic segons la Llei 39/2015?

El conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d’antecedent i fonament a la resolució administrativa, en format electrònic, constituït per l’agregació ordenada de documents electrònics amb un índex electrònic signat o segellat que en garanteix la integritat. L’estructura i les metadades les fixa la Norma tècnica d’interoperabilitat d’expedient electrònic.

Quines integracions són obligatòries en un gestor d’expedients?

Registre electrònic i interconnexió de registres, identificació i signatura amb els sistemes admesos i segell d’òrgan, notificacions electròniques a la seu i a l’Adreça Electrònica Habilitada única, intermediació de dades per no demanar documents que ja estiguin en poder de l’Administració, arxiu electrònic únic i carpeta ciutadana, a més de les integracions amb els sistemes propis de l’organisme.

Un gestor d’expedients pot resoldre de manera automàtica?

Sí, mitjançant l’actuació administrativa automatitzada d’acord amb l’article 41 de la Llei 40/2015: cal una resolució prèvia que identifiqui el sistema i l’òrgan responsable, un mecanisme d’auditoria i l’ús del segell electrònic d’òrgan. El gestor ha de registrar quins actes s’automatitzen i amb quines regles.

Un gestor d’expedients ha de complir l’ENS?

Sí. És un sistema d’informació de l’organisme que tracta dades personals i sustenta actes amb efectes jurídics. S’ha de categoritzar d’acord amb el Reial decret 311/2022 i ha d’aplicar les mesures de la seva categoria, i el proveïdor ha d’acreditar la conformitat amb una certificació vigent.

Quan convé un gestor d’expedients a mida en lloc d’un producte?

Quan els procediments són específics, quan cal integrar-se amb sistemes propis de l’organisme o quan es vol la propietat del codi sense llicències anuals. Els requisits legals i d’interoperabilitat són els mateixos en tots dos casos, i el plec els ha d’exigir amb independència del model.

Conclusió

Un gestor d’expedients compleix quan produeix expedients ENI amb l’índex signat, s’integra amb el registre, la signatura, les notificacions, la intermediació de dades i l’arxiu, automatitza amb les garanties de l’article 41 i està protegit d’acord amb l’ENS. Són requisits que s’escriuen al plec norma per norma, i que un desenvolupament a mida ben plantejat compleix amb l’avantatge d’adaptar-se als procediments reals de l’organisme. Si la teva administració necessita definir o construir el seu, explica’ns el teu cas a la nostra pàgina de contacte.