El 16 d’abril de 2026 va entrar en vigor la Resolució de 14 d’abril de 2026 de la Secretaria d’Estat de Funció Pública, que fixa la jornada general de l’Administració General de l’Estat en 35 hores setmanals i dona als departaments i organismes un mes per adaptar els seus calendaris i els seus sistemes de control horari. És l’episodi més recent d’una tendència que ve de fa anys: el control horari a l’Administració pública ha deixat de ser un full de signatures a consergeria per convertir-se en un sistema d’informació amb requisits propis de seguretat, traçabilitat i interoperabilitat. Aquesta guia explica quines normes obliguen cada col·lectiu, què ha de fer el sistema i com implantar-lo sense repetir els errors més habituals.

Quines normes obliguen a registrar la jornada en un organisme públic

A l’Administració conviuen dos règims, i el sistema ha de servir per a tots dos:

Personal laboral: s’hi aplica l’article 34.9 de l’Estatut dels treballadors, introduït pel Reial decret llei 8/2019. Registre diari de la jornada amb l’hora d’inici i de finalització, conservació durant quatre anys i accés per a la Inspecció de Treball i la representació legal. La Inspecció és competent sobre el personal laboral de les administracions, de manera que una diputació o una empresa pública pot ser inspeccionada com qualsevol empresa.
Personal funcionari: la seva jornada la fixa cada administració d’acord amb l’article 47 del text refós de l’Estatut bàsic de l’empleat públic. A l’AGE ho fa la resolució d’instruccions sobre jornada i horaris; a les comunitats autònomes i als ens locals, les seves pròpies instruccions, acords de mesa o reglaments. En tots els casos hi ha un sistema de control horari perquè la norma mateixa el pressuposa: la resolució d’abril de 2026 obliga a registrar «totes les entrades i sortides corresponents a la seva modalitat de jornada» i a anotar al sistema les absències i les faltes de puntualitat «sigui quina sigui la causa».

A aquestes dues capes se sumen les normes transversals:

Esquema Nacional de Seguretat (Reial decret 311/2022). El sistema de control horari tracta dades d’empleats públics i sosté una obligació legal, de manera que és un sistema d’informació de l’organisme i s’ha de categoritzar i protegir d’acord amb l’ENS, igual que el gestor d’expedients. Ho expliquem a la guia sobre què és l’ENS i per què el teu proveïdor l’ha de tenir.
Protecció de dades: la Llei orgànica 3/2018 regula l’ús de dispositius digitals (article 87), la desconnexió digital (88), la videovigilància (89) i la geolocalització (90). Un fitxatge amb geolocalització exigeix informació prèvia i proporcionalitat; un fitxatge biomètric exigeix una avaluació d’impacte i, a la pràctica, una alternativa no biomètrica.
Administració electrònica: les lleis 39/2015 i 40/2015 i l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat condicionen com el sistema intercanvia dades amb la gestió de personal, la nòmina i el registre de l’entitat mateixa.
El reial decret de registre horari digital per al sector privat, que en la data de redacció (15 de setembre de 2026) continua sense publicar-se al BOE després del dictamen desfavorable del Consell d’Estat del 23 de març de 2026 i de l’anunci del Ministeri de Treball, el 9 de setembre, que l’aprovaria «amb caràcter immediat». Afectarà el personal laboral de les administracions quan entri en vigor, i la seva exigència de registres inalterables i accessibles en remot per a la Inspecció marca l’estàndard tècnic al qual convé apuntar ja.

Què ha de fer el sistema: requisits funcionals i tècnics

Un sistema de control horari per a un organisme públic no és un rellotge amb targetes. Ha de resoldre, com a mínim:

Registre i còmput

Identificació unívoca de l’empleat amb les credencials corporatives de l’organisme (directori, targeta d’empleat, certificat) i diversos canals de fitxatge: terminal al centre, web i aplicació mòbil per al personal que treballa fora.
Còmput anual de la jornada amb els diferents règims que conviuen en una mateixa plantilla: jornada de matí, de matí i tarda, de tarda, jornada intensiva d’estiu, reduccions per conciliació, torns en serveis 24/7.
Part fixa i part flexible de l’horari. La resolució de l’AGE fixa la presència obligatòria de 9.00 a 14.00 i deixa la resta en franges flexibles; el sistema ha de saber a quina franja pertany cada minut per calcular saldos, no només sumar hores.
Saldos, recuperacions i borsa d’hores amb els seus terminis: a l’AGE, l’absència es recupera «durant la mateixa setmana en què es produeixi l’absència o, com a màxim, la setmana següent», i les hores de la borsa, en un termini màxim de tres mesos.

Incidències i permisos

Justificació d’absències amb un circuit de validació a càrrec del superior i del servei de personal, adjuntant-hi el document acreditatiu.
Integració de permisos, vacances, assumptes particulars i baixes amb el còmput, de manera que el saldo reflecteixi la realitat sense recàlcul manual.

Traçabilitat i seguretat

Segellament de temps i registre inalterable: qualsevol correcció deixa rastre de qui, quan i per què. És el que la Inspecció demanarà per al personal laboral i el que un recurs administratiu demanarà per al funcionari.
Conservació durant el termini legal, còpies de seguretat i traces d’accés d’acord amb les mesures de l’ENS de la categoria que correspongui.
Informes per a la representació sindical i la Inspecció, exportables i amb la informació limitada al que és necessari.

Integració

Amb la gestió de personal (altes, baixes, canvis de lloc de treball i de règim horari), amb la nòmina per al càlcul de gratificacions o descomptes i, quan l’organisme ho requereixi, amb la seu electrònica perquè l’empleat hi presenti sol·licituds amb validesa administrativa.
Amb els sistemes de control d’accés físic ja instal·lats, per no duplicar terminals.

Com implantar-lo pas a pas

Diagnòstic de col·lectius i calendaris. Inventariar règims de jornada, centres, torns, convenis del personal laboral i acords del funcionari. En una diputació és habitual trobar més d’una desena de calendaris diferents entre serveis centrals, brigades, centres assistencials i bombers.
Decidir el model: producte tancat o desenvolupament a mida. Un producte genèric resol el fitxatge; poques vegades resol la part fixa i la flexible, la borsa d’hores amb terminis propis i la integració amb la nòmina de l’organisme. Abans de fixar els requisits del plec convé llegir què canvia entre un ERP genèric i el programari a mida a l’Administració i què cal exigir al proveïdor segons la seva mida.
Categoritzar el sistema en l’ENS i traslladar-ho al plec. Categoria, mesures aplicables, on s’allotgen les dades, qui administra el sistema i quina certificació aporta l’adjudicatari. La nostra guia sobre com preparar el plec tècnic amb ENS recull els errors més freqüents.
Negociar amb la representació del personal. La implantació o el canvi del sistema de control horari es tracta a la mesa corresponent. Portar a la mesa el disseny dels informes i les regles de recuperació evita conflictes més endavant.
Pilot en un centre representatiu. Dues o tres setmanes amb una unitat que tingui torns i flexibilitat, contrastant els saldos del sistema amb els que el servei de personal calculava a mà.
Desplegament, formació i tancament del paper. Data de tall, instrucció interna publicada, formació breu per col·lectiu i retirada dels fulls de signatura. El termini d’un mes que l’AGE es va donar el 2026 per adaptar els seus sistemes és un bon indicador que la implantació no es pot eternitzar.

Errors habituals que convé evitar

Tractar el control horari com un accessori del control d’accessos. El torniquet registra qui entra; no computa jornades anuals ni gestiona recuperacions. Són sistemes diferents que s’han de parlar entre ells.
Configurar un sol calendari per a tota la plantilla. El resultat és que els saldos no quadren i el servei de personal torna al full de càlcul.
Permetre correccions sense rastre. Un registre que s’edita sense traça no serveix davant la Inspecció ni davant d’un recurs.
Oblidar el personal que treballa fora. Inspectors, tècnics de camp, brigades i personal de serveis socials necessiten fitxatge mòbil, amb geolocalització o sense, segons el que s’hagi acordat, i funcionament sense cobertura amb sincronització posterior.
Allotjar les dades sense categoritzar el sistema en l’ENS. El control horari conté dades personals de tota la plantilla i sustenta una obligació legal; no és un sistema menor.
No preveure la interoperabilitat amb la nòmina. Si les hores extraordinàries o les reduccions es tornen a teclejar a l’aplicació de nòmina, el sistema ha fallat en el seu objectiu principal.

L’experiència de CEDESA en organitzacions públiques

CEDESA ha desenvolupat plataformes de gestió de recursos i de personal per a operadors públics amb plantilles grans i torns complexos: la plataforma de gestió de recursos de la flota i del personal de TITSA, a Tenerife, i la gestió de personal i organització interna de Ports de les Illes Balears. Els nostres sistemes de control horari i de recursos humans inclouen fitxatge digital amb geolocalització, gestió de torns i quadrants, control de presència i comunicació amb la Tresoreria General de la Seguretat Social, i es desenvolupen a l’empara de la certificació ENS de CEDESA, de categoria mitjana, juntament amb l’ISO 27001 i l’ISO 9001.

Fa més de quinze anys que treballem amb administracions i organismes públics; pots veure com enfoquem aquests projectes a la pàgina de programari per al sector públic.

Preguntes freqüents sobre el control horari a l’Administració pública

Els funcionaris estan obligats a fitxar?

Sí, quan així ho estableix la normativa de jornada de la seva administració, que és el cas habitual. A l’Administració General de l’Estat, la Resolució de 14 d’abril de 2026 obliga a registrar al sistema de control horari del centre totes les entrades i sortides i a anotar-hi les absències i les faltes de puntualitat. L’article 34.9 de l’Estatut dels treballadors, en canvi, s’aplica al personal laboral.

La Inspecció de Treball pot demanar el registre de jornada a un ajuntament?

El pot demanar pel que fa al seu personal laboral, que està subjecte a l’article 34.9 de l’Estatut dels treballadors. Sobre el personal funcionari la Inspecció no té aquesta competència, però el registre continua sent exigible per la normativa de jornada pròpia i per la representació sindical.

És obligatori que el sistema de control horari compleixi l’ENS?

Sí. El Reial decret 311/2022 s’aplica als sistemes d’informació de les administracions públiques i als dels seus proveïdors quan presten serveis a l’Administració. Un sistema que tracta les dades de jornada de tota la plantilla s’ha de categoritzar i ha d’aplicar les mesures corresponents, i l’adjudicatari ha d’acreditar la seva conformitat.

Es pot fitxar amb reconeixement facial o empremta en un organisme públic?

Les dades biomètriques són una categoria especial de dades personals. Abans d’implantar-les cal fer una avaluació d’impacte, justificar que no hi ha cap alternativa menys intrusiva i oferir un mètode alternatiu a qui no en vulgui fer ús. En la majoria d’organismes, la targeta corporativa, les credencials de directori i l’aplicació mòbil cobreixen la necessitat sense aquest risc.

Quant de temps es triga a implantar un sistema de control horari en una administració?

Depèn del nombre de calendaris, de centres i d’integracions. El que marca el ritme no és el fitxatge, sinó la parametrització dels règims de jornada i la integració amb personal i nòmina. L’AGE es va donar un mes el 2026 per adaptar sistemes ja existents a la jornada de 35 hores; una implantació des de zero requereix planificar el diagnòstic i el pilot amb més marge.

Conclusió

Digitalitzar el control horari a l’Administració pública consisteix a traslladar a un sistema d’informació unes regles de jornada que ja existeixen, amb la seguretat i la traçabilitat que exigeixen l’ENS i la normativa laboral. La jornada de 35 hores de l’AGE i el reial decret de registre horari digital que s’anuncia per al sector privat empenyen en la mateixa direcció: registres inalterables, còmput anual real i integració amb la gestió de personal. Si el teu organisme ha d’adaptar o substituir el seu sistema, a CEDESA et podem ajudar a definir-lo i a construir-lo; explica’ns el teu cas a la nostra pàgina de contacte.