O 16 de abril de 2026 entrou en vigor a Resolución do 14 de abril de 2026 da Secretaría de Estado de Función Pública, que fixa a xornada xeral da Administración Xeral do Estado en 35 horas semanais e lles dá aos departamentos e organismos un mes para adaptaren os seus calendarios e os seus sistemas de control horario. É o episodio máis recente dunha tendencia que leva anos: o control horario na Administración pública deixou de ser unha folla de sinaturas na conserxaría para converterse nun sistema de información con requisitos de seguridade, rastrexabilidade e interoperabilidade propios. Esta guía explica que normas obrigan a que colectivos, que debe facer o sistema e como implantalo sen repetir os erros máis habituais.

Que normas obrigan a rexistrar a xornada nun organismo público

Na Administración conviven dous réximes, e o sistema ten que servirlles aos dous:

Persoal laboral: aplícaselle o artigo 34.9 do Estatuto dos traballadores, introducido polo Real decreto lei 8/2019. Rexistro diario da xornada con hora de inicio e de fin, conservación durante catro anos e acceso para a Inspección de Traballo e a representación legal. A Inspección é competente sobre o persoal laboral das administracións, así que unha deputación ou unha empresa pública pode ser inspeccionada coma calquera empresa.
Persoal funcionario: a súa xornada fíxaa cada Administración de acordo co artigo 47 do texto refundido do Estatuto básico do empregado público. Na AXE faino a resolución de instrucións sobre xornada e horarios; nas comunidades autónomas e nas entidades locais, as súas propias instrucións, acordos de mesa ou regulamentos. En todos os casos existe un sistema de control horario porque a propia norma o presupón: a resolución de abril de 2026 obriga a rexistrar «todas as entradas e saídas correspondentes á súa modalidade de xornada» e a anotar no sistema as ausencias e as faltas de puntualidade «calquera que sexa a súa causa».

A esas dúas capas súmanse as normas transversais:

Esquema Nacional de Seguridade (Real decreto 311/2022). O sistema de control horario trata datos de empregados públicos e sostén unha obriga legal, así que é un sistema de información do organismo e debe categorizarse e protexerse conforme ao ENS, igual có xestor de expedientes. Explicámolo na guía sobre que é o ENS e por que o teu provedor debe telo.
Protección de datos: a Lei orgánica 3/2018 regula o uso de dispositivos dixitais (artigo 87), a desconexión dixital (88), a videovixilancia (89) e a xeolocalización (90). Unha fichaxe con xeolocalización esixe información previa e proporcionalidade; unha fichaxe biométrica esixe unha avaliación de impacto e, na práctica, unha alternativa non biométrica.
Administración electrónica: as leis 39/2015 e 40/2015 e o Esquema Nacional de Interoperabilidade condicionan como o sistema intercambia datos coa xestión de persoal, a nómina e o rexistro da propia entidade.
O real decreto de rexistro horario dixital para o sector privado, que na data de redacción (15 de setembro de 2026) segue sen publicarse no BOE tras o ditame desfavorable do Consello de Estado do 23 de marzo de 2026 e o anuncio do Ministerio de Traballo, o 9 de setembro, de aprobalo «con carácter inmediato». Afectará o persoal laboral das administracións cando entre en vigor, e a súa esixencia de rexistros inalterables e accesibles de forma remota para a Inspección marca o estándar técnico ao que convén apuntar xa.

Que debe facer o sistema: requisitos funcionais e técnicos

Un sistema de control horario para un organismo público non é un reloxo con tarxetas. Debe resolver, como mínimo:

Rexistro e cómputo

Identificación unívoca do empregado coas credenciais corporativas do organismo (directorio, tarxeta de empregado, certificado) e varias canles de fichaxe: terminal no centro, web e aplicación móbil para o persoal que traballa fóra.
Cómputo anual da xornada cos distintos réximes que conviven nun mesmo cadro de persoal: xornada de mañá, de mañá e tarde, de tarde, xornada intensiva de verán, reducións por conciliación, quendas en servizos 24/7.
Parte fixa e parte flexible do horario. A resolución da AXE fixa a presenza obrigatoria de 9:00 a 14:00 e deixa o resto en franxas flexibles; o sistema ten que saber que franxa é cada minuto para calcular saldos, non só sumar horas.
Saldos, recuperacións e bolsa de horas cos seus prazos: na AXE, a ausencia recupérase «durante a mesma semana en que a ausencia se produza ou, como máximo, na semana seguinte», e as horas da bolsa nun prazo máximo de tres meses.

Incidencias e permisos

Xustificación de ausencias con circuíto de validación polo superior e polo servizo de persoal, achegando o documento acreditativo.
Integración de permisos, vacacións, asuntos particulares e baixas co cómputo, de forma que o saldo reflicta a realidade sen ter que volver calculalo á man.

Rastrexabilidade e seguridade

Selaxe de tempo e rexistro inalterable: calquera corrección deixa rastro de quen, cando e por que. É o que a Inspección pedirá para o persoal laboral e o que un recurso administrativo pedirá para o funcionario.
Conservación durante o prazo legal, copias de seguridade e rastros de acceso conforme ás medidas do ENS da categoría que corresponda.
Informes para a representación sindical e a Inspección, exportables e coa información acoutada ao necesario.

Integración

Coa xestión de persoal (altas, baixas, cambios de posto e de réxime horario), coa nómina para o cálculo de gratificacións ou descontos e, cando o organismo o requira, coa sede electrónica para que o empregado presente solicitudes con validez administrativa.
Cos sistemas de control de acceso físico xa instalados, para non duplicar terminais.

Como implantalo paso a paso

Diagnóstico de colectivos e calendarios. Inventariar réximes de xornada, centros, quendas, convenios do persoal laboral e acordos do funcionario. Nunha deputación é habitual atopar máis dunha decena de calendarios distintos entre servizos centrais, brigadas, centros asistenciais e bombeiros.
Decidir o modelo: produto pechado ou desenvolvemento á medida. Un produto xenérico resolve a fichaxe; poucas veces resolve a parte fixa e flexible, a bolsa de horas con prazos propios e a integración coa nómina do organismo. Antes de fixar os requisitos do prego convén ler que cambia entre un ERP xenérico e o software á medida na Administración e que lle esixir ao provedor segundo o seu tamaño.
Categorizar o sistema no ENS e trasladalo ao prego. Categoría, medidas aplicables, onde se aloxan os datos, quen administra o sistema e que certificación achega o adxudicatario. A nosa guía sobre como preparar o prego técnico con ENS recolle os erros máis frecuentes.
Negociar coa representación do persoal. A implantación ou o cambio do sistema de control horario trátase na mesa correspondente. Levar á mesa o deseño dos informes e as regras de recuperación evita conflitos despois.
Piloto nun centro representativo. Dúas ou tres semanas cunha unidade que teña quendas e flexibilidade, contrastando os saldos do sistema cos que o servizo de persoal calculaba á man.
Despregamento, formación e peche do papel. Data de corte, instrución interna publicada, formación breve por colectivo e retirada das follas de sinatura. O prazo dun mes que a AXE se deu en 2026 para adaptar os seus sistemas é un bo indicador de que a implantación non pode eternizarse.

Erros habituais que convén evitar

Tratar o control horario como un accesorio do control de accesos. O torniquete rexistra quen entra; non computa xornadas anuais nin xestiona recuperacións. Son sistemas distintos que deben falar entre si.
Configurar un só calendario para todo o cadro de persoal. O resultado é que os saldos non cadran e o servizo de persoal volve á folla de cálculo.
Permitir correccións sen rastro. Un rexistro que se edita sen deixar rastro non serve ante a Inspección nin ante un recurso.
Esquecer o persoal que traballa fóra. Inspectores, técnicos de campo, brigadas e persoal de servizos sociais necesitan fichaxe móbil, con ou sen xeolocalización segundo o acordado, e funcionamento sen cobertura con sincronización posterior.
Aloxar os datos sen categorizar o sistema no ENS. O control horario contén datos persoais de todo o cadro de persoal e sustenta unha obriga legal; non é un sistema menor.
Non prever a interoperabilidade coa nómina. Se as horas extraordinarias ou as reducións se volven teclear na aplicación de nómina, o sistema fallou no seu obxectivo principal.

A experiencia de CEDESA en organizacións públicas

CEDESA desenvolveu plataformas de xestión de recursos e persoal para operadores públicos con cadros de persoal grandes e quendas complexas: a plataforma de xestión de recursos da frota e do persoal de TITSA, en Tenerife, e a xestión de persoal e organización interna de Portos das Illas Baleares. Os nosos sistemas de control horario e RRHH inclúen fichaxe dixital con xeolocalización, xestión de quendas e cuadrantes, control de presenza e comunicación coa Tesouraría Xeral da Seguridade Social, e desenvólvense ao abeiro da certificación ENS de CEDESA, de categoría media, xunto coa ISO 27001 e a ISO 9001.

Traballamos desde hai máis de quince anos con administracións e organismos públicos; podes ver como enfocamos estes proxectos na páxina de software para o sector público.

Preguntas frecuentes sobre o control horario na Administración pública

Están obrigados a fichar os funcionarios?

Si, cando así o establece a normativa de xornada da súa Administración, que é o habitual. Na Administración Xeral do Estado, a Resolución do 14 de abril de 2026 obriga a rexistrar no sistema de control horario do centro todas as entradas e saídas e a anotar as ausencias e as faltas de puntualidade. O artigo 34.9 do Estatuto dos traballadores, en cambio, aplícase ao persoal laboral.

Pode a Inspección de Traballo pedirlle o rexistro de xornada a un concello?

Pode pedilo respecto do seu persoal laboral, que está suxeito ao artigo 34.9 do Estatuto dos traballadores. Sobre o persoal funcionario a Inspección non ten esa competencia, pero o rexistro segue a ser esixible pola normativa de xornada propia e pola representación sindical.

É obrigatorio que o sistema de control horario cumpra o ENS?

Si. O Real decreto 311/2022 aplícase aos sistemas de información das administracións públicas e aos dos seus provedores cando lle prestan servizos á Administración. Un sistema que trata os datos de xornada de todo o cadro de persoal debe categorizarse e aplicar as medidas correspondentes, e o adxudicatario debe acreditar a súa conformidade.

Pódese fichar con recoñecemento facial ou impresión dixital nun organismo público?

Os datos biométricos son unha categoría especial de datos persoais. Antes de implantalos hai que realizar unha avaliación de impacto, xustificar que non existe unha alternativa menos intrusiva e ofrecerlle un método alternativo a quen non queira usalo. Na maioría dos organismos, a tarxeta corporativa, as credenciais de directorio e a aplicación móbil cobren a necesidade sen ese risco.

Canto tempo leva implantar un sistema de control horario nunha administración?

Depende do número de calendarios, centros e integracións. O que marca o ritmo non é a fichaxe, senón a parametrización dos réximes de xornada e a integración con persoal e nómina. A AXE deuse un mes en 2026 para adaptar sistemas xa existentes á xornada de 35 horas; unha implantación desde cero require planificar o diagnóstico e o piloto con máis marxe.

Conclusión

Dixitalizar o control horario na Administración pública consiste en trasladar a un sistema de información unhas regras de xornada que xa existen, coa seguridade e a rastrexabilidade que esixen o ENS e a normativa laboral. A xornada de 35 horas da AXE e o real decreto de rexistro horario dixital que se anuncia para o sector privado empurran na mesma dirección: rexistros inalterables, cómputo anual real e integración coa xestión de persoal. Se o teu organismo ten que adaptar ou substituír o seu sistema, en CEDESA podemos axudarche a definilo e a construílo; cóntanos o teu caso na nosa páxina de contacto.