El 16 de abril de 2026 entró en vigor la Resolución de 14 de abril de 2026 de la Secretaría de Estado de Función Pública, que fija la jornada general de la Administración General del Estado en 35 horas semanales y da a los departamentos y organismos un mes para adaptar sus calendarios y sus sistemas de control horario. Es el episodio más reciente de una tendencia que lleva años: el control horario en la administración pública ha dejado de ser una hoja de firmas en conserjería para convertirse en un sistema de información con requisitos de seguridad, trazabilidad e interoperabilidad propios. Esta guía explica qué normas obligan a qué colectivos, qué debe hacer el sistema y cómo implantarlo sin repetir los errores más habituales.

Qué normas obligan a registrar la jornada en un organismo público

En la Administración conviven dos regímenes, y el sistema tiene que servir a ambos:

Personal laboral: le aplica el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019. Registro diario de la jornada con hora de inicio y fin, conservación durante cuatro años y acceso para la Inspección de Trabajo y la representación legal. La Inspección es competente sobre el personal laboral de las administraciones, así que una diputación o una empresa pública puede ser inspeccionada como cualquier empresa.
Personal funcionario: su jornada la fija cada Administración con arreglo al artículo 47 del texto refundido del Estatuto Básico del Empleado Público. En la AGE lo hace la resolución de instrucciones sobre jornada y horarios; en comunidades autónomas y entidades locales, sus propias instrucciones, acuerdos de mesa o reglamentos. En todos los casos existe un sistema de control horario porque la propia norma lo presupone: la resolución de abril de 2026 obliga a registrar «todas las entradas y salidas correspondientes a su modalidad de jornada» y a anotar en el sistema las ausencias y faltas de puntualidad «cualquiera que sea su causa».

A esas dos capas se suman las normas transversales:

Esquema Nacional de Seguridad (Real Decreto 311/2022). El sistema de control horario trata datos de empleados públicos y sostiene una obligación legal, así que es un sistema de información del organismo y debe categorizarse y protegerse conforme al ENS, igual que el gestor de expedientes. Lo explicamos en la guía sobre qué es el ENS y por qué debe tenerlo tu proveedor.
Protección de datos: la Ley Orgánica 3/2018 regula el uso de dispositivos digitales (artículo 87), la desconexión digital (88), la videovigilancia (89) y la geolocalización (90). Un fichaje con geolocalización exige información previa y proporcionalidad; un fichaje biométrico exige una evaluación de impacto y, en la práctica, una alternativa no biométrica.
Administración electrónica: las leyes 39/2015 y 40/2015 y el Esquema Nacional de Interoperabilidad condicionan cómo el sistema intercambia datos con la gestión de personal, la nómina y el registro de la propia entidad.
El real decreto de registro horario digital para el sector privado, que a fecha de redacción (15 de septiembre de 2026) sigue sin publicarse en el BOE tras el dictamen desfavorable del Consejo de Estado del 23 de marzo de 2026 y el anuncio del Ministerio de Trabajo, el 9 de septiembre, de aprobarlo «con carácter inmediato». Afectará al personal laboral de las administraciones cuando entre en vigor, y su exigencia de registros inalterables y accesibles en remoto para la Inspección marca el estándar técnico al que conviene apuntar ya.

Qué debe hacer el sistema: requisitos funcionales y técnicos

Un sistema de control horario para un organismo público no es un reloj con tarjetas. Debe resolver, como mínimo:

Registro y cómputo

Identificación unívoca del empleado con las credenciales corporativas del organismo (directorio, tarjeta de empleado, certificado) y varios canales de fichaje: terminal en el centro, web y aplicación móvil para el personal que trabaja fuera.
Cómputo anual de la jornada con los distintos regímenes que conviven en una misma plantilla: jornada de mañana, de mañana y tarde, de tarde, jornada intensiva de verano, reducciones por conciliación, turnos en servicios 24/7.
Parte fija y parte flexible del horario. La resolución de la AGE fija la presencia obligatoria de 9:00 a 14:00 y deja el resto en franjas flexibles; el sistema tiene que saber qué franja es cada minuto para calcular saldos, no solo sumar horas.
Saldos, recuperaciones y bolsa de horas con sus plazos: en la AGE, la ausencia se recupera «durante la misma semana en que la ausencia se produzca o, como máximo, en la semana siguiente», y las horas de la bolsa en un plazo máximo de tres meses.

Incidencias y permisos

Justificación de ausencias con circuito de validación por el superior y por el servicio de personal, adjuntando el documento acreditativo.
Integración de permisos, vacaciones, asuntos particulares y bajas con el cómputo, de forma que el saldo refleje la realidad sin recálculo manual.

Trazabilidad y seguridad

Sellado de tiempo y registro inalterable: cualquier corrección deja rastro de quién, cuándo y por qué. Es lo que la Inspección pedirá al personal laboral y lo que un recurso administrativo pedirá para el funcionario.
Conservación durante el plazo legal, copias de seguridad y trazas de acceso conforme a las medidas del ENS de la categoría que corresponda.
Informes para la representación sindical y la Inspección, exportables y con la información acotada a lo necesario.

Integración

Con la gestión de personal (altas, bajas, cambios de puesto y de régimen horario), con la nómina para el cálculo de gratificaciones o descuentos y, cuando el organismo lo requiera, con la sede electrónica para que el empleado presente solicitudes con validez administrativa.
Con los sistemas de control de acceso físico ya instalados, para no duplicar terminales.

Cómo implantarlo paso a paso

Diagnóstico de colectivos y calendarios. Inventariar regímenes de jornada, centros, turnos, convenios del personal laboral y acuerdos del funcionario. En una diputación es habitual encontrar más de una decena de calendarios distintos entre servicios centrales, brigadas, centros asistenciales y bomberos.
Decidir el modelo: producto cerrado o desarrollo a medida. Un producto genérico resuelve el fichaje; rara vez resuelve la parte fija y flexible, la bolsa de horas con plazos propios y la integración con la nómina del organismo. Antes de fijar los requisitos del pliego conviene leer qué cambia entre un ERP genérico y el software a medida en la Administración y qué exigir al proveedor según su tamaño.
Categorizar el sistema en el ENS y trasladarlo al pliego. Categoría, medidas aplicables, dónde se alojan los datos, quién administra el sistema y qué certificación aporta el adjudicatario. Nuestra guía sobre cómo preparar el pliego técnico con ENS recoge los errores más frecuentes.
Negociar con la representación del personal. La implantación o el cambio del sistema de control horario se trata en la mesa correspondiente. Llevar a la mesa el diseño de los informes y las reglas de recuperación evita conflictos después.
Piloto en un centro representativo. Dos o tres semanas con una unidad que tenga turnos y flexibilidad, contrastando los saldos del sistema con los que el servicio de personal calculaba a mano.
Despliegue, formación y cierre del papel. Fecha de corte, instrucción interna publicada, formación breve por colectivo y retirada de las hojas de firma. El plazo de un mes que la AGE se dio en 2026 para adaptar sus sistemas es un buen indicador de que la implantación no puede eternizarse.

Errores habituales que conviene evitar

Tratar el control horario como un accesorio del control de accesos. El torno registra quién entra; no computa jornadas anuales ni gestiona recuperaciones. Son sistemas distintos que deben hablar entre sí.
Configurar un solo calendario para toda la plantilla. El resultado es que los saldos no cuadran y el servicio de personal vuelve a la hoja de cálculo.
Permitir correcciones sin rastro. Un registro que se edita sin traza no sirve ante la Inspección ni ante un recurso.
Olvidar al personal que trabaja fuera. Inspectores, técnicos de campo, brigadas y personal de servicios sociales necesitan fichaje móvil, con o sin geolocalización según lo acordado, y funcionamiento sin cobertura con sincronización posterior.
Alojar los datos sin categorizar el sistema en el ENS. El control horario contiene datos personales de toda la plantilla y sustenta una obligación legal; no es un sistema menor.
No prever la interoperabilidad con la nómina. Si las horas extraordinarias o las reducciones se vuelven a teclear en la aplicación de nómina, el sistema ha fallado en su objetivo principal.

La experiencia de CEDESA en organizaciones públicas

CEDESA ha desarrollado plataformas de gestión de recursos y personal para operadores públicos con plantillas grandes y turnos complejos: la plataforma de gestión de recursos de la flota y el personal de TITSA, en Tenerife, y la gestión de personal y organización interna de Puertos de les Illes Balears. Nuestros sistemas de control horario y RRHH incluyen fichaje digital con geolocalización, gestión de turnos y planillas, control de presencia y comunicación con la Tesorería General de la Seguridad Social, y se desarrollan bajo la certificación ENS de CEDESA, emitida por el Centro Criptológico Nacional, junto con ISO 27001 e ISO 9001.

Trabajamos desde hace más de quince años con administraciones y organismos públicos; puedes ver cómo enfocamos estos proyectos en la página de software para el sector público.

Preguntas frecuentes sobre el control horario en la administración pública

¿Los funcionarios están obligados a fichar?

Sí, cuando así lo establece la normativa de jornada de su Administración, que es lo habitual. En la Administración General del Estado, la Resolución de 14 de abril de 2026 obliga a registrar en el sistema de control horario del centro todas las entradas y salidas y a anotar las ausencias y faltas de puntualidad. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en cambio, se aplica al personal laboral.

¿La Inspección de Trabajo puede pedir el registro de jornada a un ayuntamiento?

Puede pedirlo respecto de su personal laboral, que está sujeto al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Sobre el personal funcionario la Inspección no tiene esa competencia, pero el registro sigue siendo exigible por la normativa de jornada propia y por la representación sindical.

¿Es obligatorio que el sistema de control horario cumpla el ENS?

Sí. El Real Decreto 311/2022 se aplica a los sistemas de información de las administraciones públicas y a los de sus proveedores cuando prestan servicios a la Administración. Un sistema que trata los datos de jornada de toda la plantilla debe categorizarse y aplicar las medidas correspondientes, y el adjudicatario debe acreditar su conformidad.

¿Se puede fichar con reconocimiento facial o huella en un organismo público?

Los datos biométricos son una categoría especial de datos personales. Antes de implantarlos hay que realizar una evaluación de impacto, justificar que no existe una alternativa menos intrusiva y ofrecer un método alternativo a quien no quiera usarlo. En la mayoría de organismos, tarjeta corporativa, credenciales de directorio y aplicación móvil cubren la necesidad sin ese riesgo.

¿Cuánto tiempo lleva implantar un sistema de control horario en una administración?

Depende del número de calendarios, centros e integraciones. Lo que marca el ritmo no es el fichaje, sino la parametrización de regímenes de jornada y la integración con personal y nómina. La AGE se dio un mes en 2026 para adaptar sistemas ya existentes a la jornada de 35 horas; una implantación desde cero requiere planificar el diagnóstico y el piloto con más margen.

Conclusión

Digitalizar el control horario en la administración pública consiste en trasladar a un sistema de información unas reglas de jornada que ya existen, con la seguridad y la trazabilidad que exigen el ENS y la normativa laboral. La jornada de 35 horas de la AGE y el real decreto de registro horario digital que se anuncia para el sector privado empujan en la misma dirección: registros inalterables, cómputo anual real e integración con la gestión de personal. Si tu organismo tiene que adaptar o sustituir su sistema, en CEDESA podemos ayudarte a definirlo y a construirlo; cuéntanos tu caso en nuestra página de contacto.