La factura electrónica entre empresas dejó de ser una promesa el 31 de marzo de 2026, cuando el BOE publicó el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales previsto en la Ley 18/2022, «Crea y Crece». El reglamento está en vigor desde el 20 de abril de 2026, pero la obligación no es exigible todavía: se activa a los 12 meses de la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo para las empresas que facturan más de 8 millones de euros y a los 24 meses para el resto. El proyecto de orden fija su entrada en vigor el 1 de octubre de 2026, lo que llevaría las fechas al 1 de octubre de 2027 y al 1 de octubre de 2028. Esta guía explica, a 16 de septiembre de 2026, cómo funciona el sistema, qué tiene que cambiar en el ERP de una empresa industrial o agroalimentaria y por qué no es lo mismo que Verifactu.
De dónde viene la obligación
El artículo 12 de la Ley 18/2022 modificó el artículo 2 bis de la Ley 34/2002 (LSSI) para obligar a todos los empresarios y profesionales a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales, y a informar sobre los estados de esas facturas. La finalidad declarada es combatir la morosidad: con facturas estructuradas y estados comunicados, la Administración puede medir los plazos reales de pago. La ley dejó el detalle a un reglamento, que tardó casi cuatro años en llegar: es el Real Decreto 238/2026.
Cómo funciona el sistema español de factura electrónica B2B
El reglamento diseña un sistema mixto:
- Una solución pública de facturación electrónica, gestionada por la Agencia Tributaria, gratuita, que permite emitir, remitir y recibir facturas y comunicar estados. Es la vía por defecto para quien no contrate ninguna otra.
- Plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas, que deben cumplir requisitos de interoperabilidad, seguridad y continuidad, y estar interconectadas entre sí y con la solución pública: una factura emitida desde cualquier plataforma debe poder llegar a cualquier destinatario, esté donde esté.
- Una copia de cada factura emitida a través de una plataforma privada debe remitirse a la solución pública en formato Facturae, de modo que la Administración disponga de todas las facturas y de sus estados.
Los formatos admitidos son estructurados y sintácticamente definidos: Facturae (el XML español ya usado con las Administraciones), UBL, CII (Cross Industry Invoice) y EDIFACT, todos alineados con la norma europea EN 16931. Un PDF, aunque vaya firmado, no es una factura electrónica a estos efectos.
Los estados de la factura
La novedad que más afecta a los procesos internos es la obligación del destinatario de comunicar los estados de cada factura recibida: aceptación o rechazo comercial, y pago efectivo completo con su fecha. El reglamento fija un plazo máximo para comunicar cada estado desde que se produce, y esos estados viajan a la solución pública, que los usa para calcular los plazos medios de pago. Para las empresas que facturan menos de 8 millones de euros, la obligación de comunicar estados se aplaza más que la de emitir y recibir, según el calendario del proyecto de orden.
Para un ERP esto significa que el circuito de aprobación de facturas de proveedor, hoy interno, tiene que emitir mensajes hacia fuera: cuando compras acepta una factura, cuando la rechaza y cuando tesorería la paga.
Calendario: qué se sabe a 16 de septiembre de 2026
| Hito | Fecha | Estado |
|---|---|---|
| Ley 18/2022 «Crea y Crece» | BOE 29-sep-2022 | En vigor |
| Real Decreto 238/2026 (reglamento) | BOE 31-mar-2026; en vigor 20-abr-2026 | En vigor |
| Orden ministerial de desarrollo (formatos, solución pública, plataformas) | Proyecto con entrada en vigor prevista el 1-oct-2026 | Pendiente de publicar en el BOE |
| Obligación para empresas con facturación > 8 M€ | 12 meses desde la orden: 1-oct-2027 si se confirma | Condicionado a la orden |
| Obligación para el resto de empresarios y profesionales | 24 meses desde la orden: 1-oct-2028 si se confirma | Condicionado a la orden |
| Estados de la factura para quienes facturan < 8 M€ | Plazo adicional previsto en el proyecto de orden | Condicionado a la orden |
Las dos fechas de 2027 y 2028 dependen de que la orden se publique con la entrada en vigor prevista; si se retrasa, se desplazan de forma automática. Lo que no depende de nada es que el reglamento ya está en vigor y que las plataformas y los ERP tienen que estar listos con antelación.
Qué cambia en el ERP de una empresa industrial
- Emisión estructurada: el ERP debe generar la factura en uno de los formatos admitidos, con todos los campos obligatorios del reglamento de facturación y de la norma EN 16931, no solo imprimirla.
- Conexión a una plataforma o a la solución pública: envío de la factura, recepción del acuse y, si se usa plataforma privada, remisión de la copia Facturae a la solución pública.
- Recepción estructurada: las facturas de proveedor llegan como XML, no como PDF; el ERP debe leerlas, validarlas, registrarlas y encaminarlas a aprobación sin teclearlas.
- Estados hacia fuera: aceptación, rechazo y pago deben salir del circuito interno hacia la plataforma en el plazo fijado, con fecha.
- Identificación de contrapartes: cada cliente y proveedor necesita su identificador en el sistema de intercambio y su plataforma de destino.
- Conservación: la factura electrónica se conserva en su formato original con su trazabilidad; el PDF es una representación, no el original.
- Convivencia con la factura a las Administraciones: quien ya factura a entidades públicas por FACe con Facturae tiene medio camino hecho; el formato es el mismo y cambia el canal.
- Integración con Verifactu: son sistemas distintos, con finalidades distintas, pero comparten datos de origen; el diseño debe evitar duplicar el registro de la factura.
Factura electrónica B2B y Verifactu: dos obligaciones distintas
Se confunden a menudo y conviene separarlas:
| Factura electrónica B2B (RD 238/2026) | Verifactu (RD 1007/2023) | |
|---|---|---|
| Qué regula | El intercambio de la factura entre empresas y sus estados | El software que genera la factura y sus registros |
| A quién obliga | Empresarios y profesionales en operaciones con otros empresarios y profesionales | Todo el que use un sistema informático de facturación, salvo SII y territorios forales |
| Formato | Facturae, UBL, CII, EDIFACT | Cualquiera; añade código QR y leyenda |
| Destino de los datos | Plataformas de intercambio y solución pública de la Agencia Tributaria | Registros de facturación remitidos o conservados para la Agencia Tributaria |
| Cuándo | 12 y 24 meses desde la orden ministerial (2027 y 2028 previstos) | 1-ene-2027 (IS) y 1-jul-2027 (resto) |
Un ERP tiene que cumplir las dos, y lo razonable es abordarlas en el mismo proyecto de adaptación. Los requisitos de Verifactu para un desarrollo propio los detallamos en Verifactu en 2027: qué debe cumplir un software de gestión o un ERP a medida.
Sanciones
El incumplimiento de la obligación de facturación electrónica se sanciona conforme a la Ley 18/2022 con multas de hasta 10.000 euros por no ofrecer al cliente la factura electrónica o no permitir el acceso a ella, además de las consecuencias en materia de facturación y de morosidad que fija la propia ley. Y hay un efecto anterior a cualquier sanción: una empresa grande obligada desde 2027 dejará de admitir PDF de sus proveedores, y quien no pueda emitir en formato estructurado tendrá un problema de cobro antes que un problema legal.
Cómo lo hace CEDESA
CEDESA integra la facturación electrónica en los sistemas de gestión a medida que desarrolla y mantiene para empresas industriales y agroalimentarias, como los ERP con trazabilidad que describimos en software ERP para industria cárnica y mataderos. Generamos Facturae para las Administraciones desde hace años, y la adaptación al RD 238/2026 consiste en llevar ese mismo formato estructurado al circuito con otras empresas, conectar la plataforma de intercambio y hacer que los estados salgan del propio flujo de aprobación. Con las certificaciones ISO 27001, ISO 9001 e ISO 56001, el cambio se hace con control de versiones, pruebas y documentación, que es lo que exigirá también la declaración responsable de Verifactu.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica B2B obligatoria
¿Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica entre empresas en España?
El Real Decreto 238/2026 está en vigor desde el 20 de abril de 2026, pero la obligación es exigible a los 12 meses de la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo para las empresas que facturan más de 8 millones de euros y a los 24 meses para el resto. El proyecto de orden prevé su entrada en vigor el 1 de octubre de 2026, lo que llevaría las fechas al 1 de octubre de 2027 y al 1 de octubre de 2028; a 16 de septiembre de 2026 la orden no está publicada en el BOE.
¿Un PDF firmado es una factura electrónica válida?
No a efectos del RD 238/2026. La factura electrónica debe ir en un formato estructurado admitido (Facturae, UBL, CII o EDIFACT), conforme a la norma europea EN 16931, para que pueda procesarse automáticamente y comunicarse sus estados.
¿Qué son los estados de la factura y quién los comunica?
Son la aceptación o el rechazo comercial y el pago efectivo completo con su fecha. Los comunica el destinatario de la factura a través de su plataforma o de la solución pública, dentro del plazo que fija el reglamento, y la Administración los usa para medir los plazos de pago.
¿Es lo mismo la factura electrónica B2B que Verifactu?
No. Verifactu (RD 1007/2023) regula el software que genera las facturas y sus registros, con fechas del 1 de enero y el 1 de julio de 2027; la factura electrónica B2B (RD 238/2026) regula el intercambio de la factura entre empresas y sus estados, con fechas previstas en 2027 y 2028. Un ERP debe cumplir ambas.
¿Qué tiene que cambiar en mi ERP para la factura electrónica B2B?
Emitir en formato estructurado, conectarse a una plataforma privada o a la solución pública de la Agencia Tributaria, remitir la copia Facturae cuando use plataforma privada, recibir y procesar facturas XML de proveedores, comunicar los estados de aceptación, rechazo y pago dentro de plazo, identificar a cada contraparte y conservar la factura en su formato original.
Conclusión
La factura electrónica entre empresas ya tiene reglamento y le falta solo la orden ministerial para tener fechas firmes: 2027 para las grandes y 2028 para el resto, si se confirma el 1 de octubre de 2026 como entrada en vigor. Para un ERP industrial supone emitir y recibir en formato estructurado, conectarse a una plataforma y hacer que los estados salgan del circuito de aprobación, todo ello junto a Verifactu, que llega antes. Si quieres saber qué le falta al tuyo, cuéntanos cómo facturas y cómo apruebas hoy las facturas de proveedor.