Todas las empresas en la actualidad se enfrentan a una gran cantidad de documentos. Esta situación ha creado la necesidad de llevar la gestión documental de una forma más rigurosa, utilizando herramientas y facilidades de la tecnología para que no se pierda ningún dato y quede todo organizado. Si tienes dudas sobre para qué sirve un sistema de gestión documental sigue leyendo.
¿Qué es un sistema de gestión documental y para qué sirve?
Qué es un sistema de gestión documental
Un sistema de gestión documental es una solución que permite controlar, administrar, almacenar y, en definitiva, gestionar todos los documentos que necesita una empresa. Este tipo de sistemas suelen ser softwares de gestión documental que permiten digitalizar documentos en papel, o guardar y modificar los documentos en formato digital.
Estos sistemas se componen de una base de datos donde se almacenan documentos, a los que se puede acceder de forma sencilla por parte del personal o responsable. Otra ventaja de este tipo de softwares es que suelen contar con la funcionalidad de control de versiones, donde se realizan copias de seguridad de las diferentes modificaciones de un mismo documento por si surge algún problema en el futuro.
Para qué sirve un sistema de gestión documental
- Agilizar el flujo de trabajo. Con este tipo de softwares de gestión documental se ahorra tiempo entre tarea y tarea. Los trabajadores implicados podrán acceder al documento de manera sencilla sin necesidad de esperar a que sea enviado. Además, muchos de estos sistemas incluyen la funcionalidad de colaboración conjunta, lo que permite a más de una persona modificar el documento a la vez y poder agilizar la tarea.
- Seguridad documental. Se trata de documentos digitalizados que se encuentran dentro de la base de datos del sistema de gestión documental. Este tipo de softwares pueden incluir módulos y comandos de seguridad con los que gestionar los permisos, y así controlar quién puede acceder a cada documento. Evitando que puedan ser extraviados o robados.
- Ahorrar costes. La digitalización de documentos permite dejar atrás el formato en papel. Este hecho sumado a la agilización de trámites permite ahorrar en costes.
- Compartir documentación. Los sistemas de gestión documental permiten compartir documentos de forma rápida y sencilla. Se puede compartir el documento tanto internamente en la empresa, mediante la creación de grupos, como con personal externo a la empresa. Con este tipo de sistemas se deja a un lado las memorias o incluso los emails.
- Mayor eficiencia. El control de versiones te permite modificar errores rápidamente y de forma simple. Este factor unido a la agilidad que adquieren los procesos permite que la empresa sea más eficiente en su día a día.
¿Quieres un sistema de gestión documental para tu empresa?
Si estás buscando un software de gestión documental que te ayude a sacarle el mayor partido a tu compañía ponte en contacto con nosotros. Somos una empresa que crea soluciones de software a medida, es decir, que analizamos tus necesidades y creamos una solución que se adapte a éstas como un guante. Si quieres saber más sobre este servicio o sobre las distintas soluciones que ofrecemos en cedesa, echa un vistazo a nuestra web.
Espero que con este post te haya quedado claro para qué sirven los sistemas de gestión documental, si tienes cualquier duda puedes ponerte en contacto con nuestro equipo.
